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O que é um workflow e como aplicar?

O que é um workflow e como aplicar

Um fluxo de trabalho ou workflow é uma sequência de tarefas necessárias para processar um conjunto de dados. Um workflow descreve como se transformam inputs em outputs, e ocorre em todos os tipos de negócios e setores, todos os dias. Descubra em que consiste este conceito, porque deve criar workflows no seu negócio e como o fazer.

O que são workflows?

Um workflow é o método de realização do trabalho. É a sequência de tarefas do início ao fim ou, numa palavra, um processo.

Por exemplo, este é um fluxo de trabalho simples que envolve várias pessoas:

  1. Uma empresa cria uma fatura e envia-a ao seu cliente;
  2. O cliente envia a fatura para o departamento financeiro;
  3. O departamento financeiro aprova a fatura e processa o pagamento.

A maioria dos workflows são bem mais complicados. Algo como a integração de novos colaboradores, por exemplo, pode envolver várias reuniões, relatórios, tarefas e departamentos. E quando a complexidade aumenta, é especialmente importante identificar, documentar e automatizar os vários workflows para que sejam o mais eficientes possível.

Porquê criar workflows no seu negócio?

Existem várias vantagens importantes que levam as empresas a investir tempo e recursos na criação de worflows.

  • Mais informações sobre os processos. Mapear os processos num workflow permite que tenha uma visão mais clara do negócio, das etapas necessárias, dos resultados atingidos e de quem está envolvido em cada atividade.
  • Identificar redundâncias. Muitas empresas lidam com tarefas desnecessárias e redundantes que ocorrem diariamente. Depois de ter mais informações sobre os processos, pode determinar que atividades são realmente necessárias. Com workflows bem definidos os colaboradores serão capazes de se concentrar no que é importante.
  • Aumente a autonomia da equipa. Ao mapear claramente o fluxo de trabalho, todos sabem quais tarefas devem ser concluídas, por quem e quando. Desta forma, reduz-se a microgestão.
  • Melhore a comunicação. A comunicação ineficiente é um problema comum no local de trabalho. Um workflow traz visibilidade e transparência aos processos, princípios base para uma comunicação interna eficiente.
  • Crie um atendimento ao cliente de excelência. As solicitações ou reclamações dos clientes podem ser facilmente esquecidas. Um workflow pode, no entanto, ajudar a providenciar um melhor atendimento e responder às reclamações dos clientes mais rapidamente.
  • Melhore a qualidade dos produtos ou serviços. Ao automatizar fluxos de trabalho e processos, estará a reduzir a probabilidade de erro humano. Com o tempo, isto melhora a qualidade dos produtos ou serviços.

Como implementar workflows de forma simples

A criação dos workflows deve seguir uma sequência de etapas.

1. Defina o estado atual

Para replicar e melhorar os fluxos de trabalho existentes, o primeiro passo é entender como são tratados agora. Por exemplo, se estiver a definir o processo de validação de despesas, entre em contato com quem trata do tema atualmente. Descubra o que essa pessoa esperaria de um fluxo de trabalho online e tente replicá-lo. Converse com os owners do processo e explore os problemas que enfrentam no método atual.

2. Defina os passos a seguir

É essencial obter um entendimento completo da sequência de tarefas e dos dados trocados antes de projetar um fluxo de trabalho. Por exemplo, um fluxo de trabalho de aprovação de reembolso de viagens deve recolher os dados de quem teve a despesa e passá-los ao gerente. As despesas aprovadas devem ser encaminhadas à equipa de contabilidade e as rejeitadas devem ser devolvidas ao colaborador. Esta sequência clara de etapas é fundamental para criar o workflow.

3. Aloque os responsáveis pelas tarefas

Depois de resumir a sequência de atividades, defina quem são os responsáveis por cada uma. Algumas tarefas podem passar para a próxima etapa automaticamente, enquanto outras podem ter que ser aprovadas ou revistas por alguém antes de avançar para a próxima etapa.

Anote todas as partes interessadas, as responsabilidades específicas no processo e as informações de que precisam para executar a tarefa rapidamente. Com base nisso, crie funções específicas e estabeleça a responsabilidade para cada tarefa.

4. Crie o diagrama de processo

Com este trabalho inicial, pode começar a desenhar os diagramas de fluxo de trabalho. Ao criar um diagrama de fluxo de trabalho vai obter a representação visual de todas as tarefas. Para isso, pode usar papel e lápis, PowerPoint ou ferramentas mais avançadas e específicas para desenho de processos.

5. Treine a equipe no novo fluxo de trabalho

Antes de começar a trabalhar segundo o novo fluxo de trabalho, é importante testar o que foi desenhado e treinar a equipa. Como em qualquer mudança, a reação inicial pode não ser a que esperava – os colaboradores terão naturalmente alguma resistência. Uma boa formação inicial é essencial para dar a confiança necessária para usar o novo fluxo de trabalho.

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