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Trabalho em equipa: como gerir o teletrabalho de forma eficiente?

Jovem a trabalhar no computador

O trabalho remoto está a crescer. Novidade para muitas empresas em Portugal, já é a realidade para muitas startups nacionais e internacionais. É nelas que baseamos este artigo para tornar o trabalho em equipa mais eficiente.

Os desafios do trabalho remoto

Para fazer uma gestão eficiente de uma equipa à distância, primeiro temos de entender quais os principais desafios que podem surgir. Passamos a enumerá-los: 

  • colaboradores podem ficar menos ligados à visão global da empresa;
  • as interdependências entre equipas/departamentos são mais difíceis de gerir;
  • há maior risco de incompreensões e falhas de comunicação;
  • a sensação de isolamento aumenta;
  • diminui o sentimento de pertença;
  • há possibilidade de falta de autodisciplina e responsabilidade de alguns colaboradores.

De organização para organização o grau de dificuldade destes desafios pode ser maior, menor ou até não existir. Mas para falar das vantagens do trabalho remoto é preciso também encarar os desafios que ela gera. E é fazendo-lhes frente a eles que os eliminamos ou diminuímos consideravelmente, tornando o trabalho em equipa bem mais eficiente. 

As tecnologias a adotar

Sem um escritório físico, é necessário adotar tecnologias que facilitem a comunicação, colaboração e eficiência da sua equipa. Dividimo-las abaixo por categorias:

1. Escritórios Virtuais

Existem várias ferramentas online gratuitas que permitem gerir os projetos, tarefas e workflow de toda a equipa.

  • Microsoft Teams – Esta é uma das ferramentas mais populares, que reúne comunicação, chat, videoconferências, armazenamento de arquivos e integração de apps. Tem uma versão gratuita e a utilização é intuitiva.
  • Asana – O Asana facilita a gestão de projetos e tarefas, de forma muito visual, em formato mobile e web
  • Trello – O Trello é umas das ferramentas mais simples e visuais para gerir a execução de tarefas, em modo “kanban”. É uma plataforma colaborativa, que permite que várias pessoas comuniquem e atualizem o estado do projeto em simultâneo.
  • Monday – Esta é uma daquelas ferramentas que conquista clientes todos os dias. Tem um âmbito diferente das anteriores porque permite que as organizações criem apps personalizadas de fluxo de trabalho, sem código — para executar projetos, processos e trabalho diário.
  • Teamwork – O Teamwork é uma ferramenta que permite atribuir tarefas e acompanhar o estado de evolução de uma forma muito simples e visual.
  • Basecamp – O Basecamp promove-se como sendo a ferramenta de trabalho remoto “all-in-one”: inclui chat, calendário, listas de tarefas partilhadas, armazenamento e gestão de projetos.

2. Chats profissionais

Para reduzir o fluxo de emails, cada organização deve encontrar a melhor forma de comunicar, de forma segura e protegida. Existem várias opções que permitem criar uma rede de conversa só para a sua equipa:

  • Workplace chat – Criado pelo facebook, o Workplace chat é simples e fácil de usar. Segue o mesmo modo de funcionamento do facebook, pelo que a maioria dos colaboradores já estará familiarizada.
  • Slack – A missão dos criadores do Slack é clara: “eliminar o email”. Uma das principais vantangens é a organização das conversas em espaços dedicados, chamados “canais” – o que mantém a informação organizada.
  • Troop Messenger  – Esta ferramenta destaca-se pelas funcionalidades que incorpora: chat, chamadas e videochamadas (individuais e em grupo), screen sharing e integração com a Dropbox ou Googledrive são apenas alguns exemplos.

3. Plataformas de videoconferência

Mulher a fazer videoconferência

Necessárias para se manter em contacto com a sua equipa e manter o lado humano mais presente.Alguns dos escritórios virtuais e chats profissionais mencionados acima já possuem a função de videoconferência. Por isso, ao optar, por exemplo, pelo Workplace Chat, já não precisa de uma ferramenta de videoconferência para a sua equipa. Poderá, no entanto, precisar de uma para lidar com fornecedores e clientes.

  • Zoom – Com o advento da pandemia da Covid-19, o Zoom saltou para a ribalta e para ecrãs de muitos colaboradores. Se procura uma opção sem restrições de utilização nem limite de utilizadores, é uma excelente opção.
  • Google Hangouts e Meet (Google) – Poucas ferramentas batem a simplicidade da Google para a utilização pontual de videochamadas.

4. Serviços de cloud

Ainda usa o disco rígido? Estas ferramentas de armazenamento permitem-lhe organizar todos os ficheiros partilhados pela sua equipa e tê-los sempre disponível. Servem também como backup de segurança.

  • Google Drive – Com 5 GB gratuitos e utilização muito simples, o Google Drive é uma das ferramentas mais simples de instalar e começar a usar
  • Dropbox – A Dropbox foi uma das pioneiras na utilização de armazenamento na Cloud e mantém-se como uma das opções mais universalmente aceites.
  • Mega – Mais económica do que as opções anteriores, a Mega pode ser a plataforma indicada para pequenas empresas com elevadas necessidades de espaço. 
  • OneDrive – Criada pela Microsoft, esta ferramenta faz mais do que guardar documentos – integra com o Microsoft Teams, permite a gestão de acessos de forma mais criteriosa é tem uma sincronização mais fluída com as apps do Microsoft Office.

Dica: Muitas empresas de telecomunicações fornecem os seus próprios serviços de cloud. Veja junto do ser fornecedor qual a melhor opção para si.

5. Softwares de trabalho/apresentações em cloud

Reduza o número de versões e permita que a sua equipa trabalhe simultaneamente no mesmo documento

  • Google Docs, Slides e Sheets – as ferramentas  da Google continuam a ser uma das alternativas mais completas para trabalho em equipa, porque permitem que várias pessoas colaborem no mesmo documento, em simultâneo, sem versões duplicadas.
  • Microsoft Office Online – Para quem tem conta Office 365, é possível aceder às ferramentas do office (word, powerpoint, excel e outras) e editar o mesmo documento, ao mesmo tempo.  

Para além destas ferramentas, recomendamos também que considere alguns softwares de helpdesk, que lhe permitem resolver problemas nos computadores da sua equipa à distância. Deixamos alguns exemplos: o Teamviewer, AnyDesk, Parallels Access e Splashtop. Em comum, estas aplicações permitem o acesso remoto aos computadores e servidores a partir de qualquer lugar.

9 Dicas essenciais para um trabalho em equipa mais eficiente

1. Comece todas as semanas com uma videoconferência

Uma reunião semanal de 30 minutos é suficiente para rever com a sua equipa o estado do trabalho feito e os objetivos para a semana. 

Seja informal, humano. Começar a semana com uma videoconferência descontraída, mas objetiva é uma excelente forma de relembrar a sua equipa que faz parte de uma empresa e partilham um objetivo em comum.

Pode também considerar fechar todas as semanas com uma videoconferência, ver como correu a semana toda e questionar os seus colaboradores sobre como se sentem.

2. Mais foco nos resultados, menos foco no controlo

O trabalho em equipa, especialmente o remoto,  tem de ser feito com foco nos resultados. Embora haja maneiras de controlar se as pessoas estão ou não a trabalhar, estes métodos revelam falta de confiança na equipa e não se focam nos objetivos.

Utilize as vantagens de um escritório virtual como o Asana e estabeleça metas semanais mensuráveis. Divida grandes projetos em pequenas tarefas e partilhe as suas ambições com a equipa. Meça o trabalho pelos resultados e pela sua dedicação. Não pelas horas em que aparecem online no chat profissional.

3. Seja humano

Vão acontecer imprevistos. Algumas pessoas vão falhar alguns objetivos. E vão sempre existir reuniões virtuais menos produtivas.

A sua equipa pode ter todas as competências para atingir um objetivo, mas não deixam de ser pessoas e cada um tem a sua história. 

Lembre-se que, para muitas pessoas, o trabalho à distância implica um stress maior para apresentar resultados e podem recear perder o emprego quando cometem algum erro. Apenas porque não estão num espaço físico onde possa ver a dedicação deles. Seja humano ao gerir o trabalho em equipa. Objetivo, mas humano.

4. Autodisciplina e responsabilidade

Estas são duas características essenciais a valorizar na sua equipa. São a base da confiança e é a única maneira saudável para trabalhar e fazer a gestão do trabalho em equipa. 

Estabeleça horários de trabalhos normais e confie na sua equipa para os seguir.

5. Estabeleça limites

Tal como num escritório, o trabalho remoto em equipa também deve seguir um horário pré-estabelecido. Isto permite saber com quem contar e quando.

Estabeleça os horários, seja flexível, mas vá sempre ao encontro das necessidades da equipa como um todo. E, depois, estabeleça os limites: não é por um colaborador trabalhar a partir de casa que pode ser importunado a toda a hora, fora de horas.

6. Estabeleça um canal de comunicação para cada tipo de público/ação

A gestão do trabalho em equipa à distância é mais eficiente se a comunicação fluir entre a sua equipa, outros departamentos, fornecedores e clientes. 

Para cada um destes tipos de público, estabeleça normas de comunicação, para que a sua equipa saiba sempre que canal utilizar e onde procurar informação quando precisa dela. Por exemplo:

  • Workchat: Para conversas informais ou questões rápidas entre os membros da sua equipa;
  • Asana: para gerir as tarefas e projetos dentro da sua equipa;
  • Email: para falar com outros departamentos, fornecedores ou clientes.

7. Faça coffee breaks virtuais

homem a beber café à frente do computador

O toque humano e a conversa informal são duas das coisas que mais diminuem com o trabalho remoto.

Todas as semanas convide a sua equipa para coffee breaks virtuais. Façam uma videochamada em conjunto, desabafem e sorriam juntos. Podem falar de futebol, da telenovela ou do novo smartphone no mercado. Até podem falar de trabalho, mas o objetivo é relaxar. 

Em alternativa às coffee breaks pode pensar em atividades que podem fazer em conjunto online. Aulas de meditação guiada ou yoga ajudam a diminuir o stress e são uma excelente forma de ter uma atividade informal com a sua equipa, mesmo que à distância. 

8. Crie uma cultura de trabalho remoto

Criar uma cultura comum com a equipa fisicamente separada pode não ser fácil, mas aqui ficam alguns exemplos de atividades para o fazer:

  • Crie um dia mensal dedicado à empresa, onde podem fazer atividades de teambuilding à distância
  • Crie desafios online informais, como por exemplo um quizz;
  • Partilhe sempre todas as novidades sobre a sua empresa;
  • Destaque os feitos dos seus colaboradores e as “vitórias” da organização.

Crie um espaço onde a sua equipa pode “postar” e partilhar um pouco sobre as suas histórias – uma rede social interna como o Workplace by facebook.

9. Organize encontros mensais ou anuais

Se a sua equipa estiver em localizações relativamente próximas, aproveite para reforçar laços e partilhar a cultura da empresa, cara-a-cara (mas com as medidas de segurança da DGS em vigor).

Pelo menos uma vez por ano crie um evento onde todos se possam reunir para descontrair e conhecerem-se melhor. As relações de confiança vão sair reforçadas e a produtividade tem potencial para aumentar. Para além de que, no dia-a-dia do trabalho remoto, a sua equipa vai-se sentir mais interligada e à vontade para comunicar uns com os outros. 

 Agora já tem tudo o que precisa para adaptar o seu estilo de gestão à realidade do trabalho remoto.


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