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À procura de um software de faturação? Estas são as características mais importantes

Mulheres no escritório a olhar ao telemóvel

Se está em busca de novas formas de simplificar a gestão da sua loja online, talvez esteja na altura de repensar o software de faturação.

A faturação pode ser uma tarefa morosa e que consome tempo e recursos em qualquer empresa. Ao simplificar este processo, elimina erros, e acelera as funções administrativas para que se possa concentrar no seu negócio.

Porquê mudar de software de faturação?

Talvez rever o software de faturação não esteja entre as suas prioridades máximas. Mas há boas razões para o fazer:

  • Para acelerar os recebimentos: O seu processo de faturação demora vários dias, desde o momento em que confirma a encomenda até à emissão da fatura? Muitas vezes, por falta de integração de softwares ou por dependência de validações manuais, a faturação atrasa. Este atraso tem consequências: demora mais a receber, o cliente fica insatisfeito e a probabilidade de erros aumenta.
  • Para ganhar produtividade: Hoje em dia, é possível integrar um sistema de faturação com a sua loja online. Ou seja, a fatura é emitida com os dados do cliente automaticamente no momento da compra, e o consumidor recebe-a no email sem intervenção sua. Já imaginou a produtividade que pode ganhar desta forma?
  • Para garantir que recebe sempre: O software de faturação integrado também pode reduzir as perdas de pagamento. Seja por um elevado número de faturas ou por excesso de trabalho, garantir que todas as faturas são pagas é um desafio até nas maiores organizações. No entanto, com um software de faturação adequado é fácil manter um registo de cada transação e a probabilidade de deixar passar uma fatura é inferior.
  • Para aumentar a segurança: Os softwares de faturação mais limitados exigem outras ferramentas para completar o trabalho – folhas de cálculo, emails, reports manuais, ferramentas de gestão de stocks, CRM, listas de tarefas. Ao integrar toda esta informação num único lugar garante que a informação está sempre atualizada, só tem acesso quem é previamente aprovado, e que a informação é recuperável se acontecer alguma coisa. Reduz o potencial de erro ou fraude.

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Que tipos de software de faturação existem em Portugal?

A lista de softwares de faturação em Portugal é extensa. De facto, a Autoridade Tributária mantém um registo de mais de 2.880 softwares acreditados. Ou seja, que cumprem os requisitos impostos pela AT e que permitem a integração direta com os programas das finanças. Qualquer que seja a sua escolha, garanta que o seu software faz parte desta lista.

Para encontrar o melhor software de faturação para a sua empresa, garanta o seguinte:

1# Adequação à sua área de atividade

Muitas das software houses responsáveis pelos softwares de faturação disponibilizam módulos específicos para cada indústria o que o pode ajudar a poupar ainda mais tempo. Se tiver um restaurante, por exemplo, existem opções que permitem gerir mesas e dividir contas.

2# Facilidade de integrações

Nem sempre é possível ou conveniente alterar os vários sistemas que utiliza. Por isso, prefira um software de faturação que permita a integração com diferentes plataformas como lojas online, contas bancárias ou ferramentas de gestão de stock e compras. Se tiver lojas físicas, deve também ligar com o POS e ter capacidade de impressão de faturas em diferentes formatos.

3# Possibilidade de vender para fora de Portugal

Vende para fora de Portugal? Então deve verificar se o software de faturação em questão permite faturar para outros países da UE ou para países intercomunitários. As configurações de IVA, por exemplo, devem estar já predefinidas para lhe poupar dores de cabeça.

4# Verifique o preço do suporte técnico

Muitas das empresas que comercializam software de faturação cobram cada pedido de ajuda ou dúvida que tenha. Verifique bem estes custos antes de se comprometer.

5# Versão mobile

É prático poder consultar o resumo da faturação no smartphone. Alguns dos vendedores já disponibilizam apps para que possa levar toda a contabilidade consigo para qualquer lugar.

6# Versão gratuita e light

Se está a começar e não tem uma noção clara das suas necessidades, prefira softwares de faturação que crescem com o seu negócio. Existem várias soluções modulares, em que pode ir acrescentando funcionalidades mais avançadas com o passar do tempo. E à semelhança de outro tipo de softwares, também aqui é possível experimentar versões grátis.

7# Business Intelligence

Se já é um utilizador avançado, provavelmente procura uma solução para fazer algo mais do que emitir faturas. Confira se o software de faturação que tem em mente permite:

  • Fazer a projeção dos resultados no final do ano;
  • Apurar o IVA a pagar a cada momento;
  • Registar as despesas enviando uma fotografia da fatura;
  • Alertar sempre que uma fatura passar a data de cobrança;
  • Enviar emails para os clientes a solicitar o pagamento de faturas quando ultrapassam a validade;
  • Agrupar as despesas por tipologia e emitir recomendações de poupança;
  • Disponibilizar um portal onde os fornecedores podem submeter as faturas.

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8# Possibilidade de importação dos dados

Talvez já esteja habituado ao seu software de faturação atual e a migração dos dados para um novo sistema seja um impedimento. No entanto, muitos dos softwares atuais já permitem a importação de todos os dados de clientes, bem como das faturas, para que não perca informações na transição.

9# Tem período de fidelização?

Sabia que, à semelhança do que acontece noutros serviços, alguns softwares de faturação têm um período mínimo de contrato? Se não quer ficar preso a um sistema deve evitar estas soluções.

10# Na cloud ou local?

Cada vez mais softwares de faturação estão na cloud. Ou seja, não exigem instalação no seu computador e os dados estão disponíveis a qualquer momento e lugar. No entanto, algumas destas opções exigem uma ligação estável à internet para funcionar. Se não for problema, avance para uma solução na cloud.

11# Avalie todos os custos

Muitas vezes o preço dos softwares de faturação não contempla atualizações ou, como vimos, assistência técnica. Tenha em conta o custo inicial de aquisição, mas também o possível custo de updates e de manutenção futura.

Pronto para abandonar os ficheiros excel e encontrar um software de faturação que integre todas as ferramentas numa só? Comece hoje a simplificar a gestão da sua empresa. E para garantir que vende online da forma mais simples e direta, registe a sua empresa no OLX, o maior marketplace do país.


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