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Scrum: o que é e como utilizar para gerir projetos

Scrum: o que é e como utilizar para gerir projetos

Até 2001, poucas pessoas conheciam uma alternativa à visão tradicional de gestão de projetos, e muito menos tinham ouvido falar de Scrum. O consenso generalizado era que as tarefas deviam ser planeadas numa sequência linear, de acordo com uma definição rígida acordada no momento de arranque. Este é o chamado modelo em “cascata” ou Waterfall e que continua a ser utilizado por muitas empresas até aos dias de hoje.

Com o passar do tempo, os gestores de projeto sentiram a necessidade de criar uma metodologia para as situações em que os passos a dar não eram conhecidos, nem o resultado final. Assim surgiu o Agile, que contrasta com o modelo linear pelo trabalho em “sprints” curtos, e que permite responder mais facilmente a mudanças de âmbito.

O sucesso inicial das metodologias Agile foi significativo, principalmente em áreas como o desenvolvimento de software. Rapidamente, equipas de todo o mundo começaram a adequar os princípios Agile (flexibilidade, transparência, autonomia) às suas necessidades para criar novas metodologias. Uma delas foi o Scrum.

O que é o Scrum e como funciona?

O Scrum é uma metodologia de gestão de projetos, uma mistura entre arte e ciência que garante o cumprimento de timings, orçamentos e resultados previstos. O nome é originário do Rugby, e refere-se ao momento em que a equipa se junta antes de cada jogada para definir como proceder.

O Scrum divide um projeto numa série de Sprints, que são períodos de 2 semanas a 1 mês que têm como resultado final algo concreto que o cliente possa testar.

Isto é o que acontece, de forma resumida, em cada Sprint:

  1. Tudo começa com o Product Backlog, o conjunto de requisitos ou User Stories a desenvolver. Estes requisitos são as necessidades do ponto de vista do cliente, algo como: “Preciso de uma nova vista na app com o estado das minhas encomendas, para não ter de contactar a equipa de apoio ao cliente”. A pessoa responsável por gerir o Backlog e as User Stories chama-se Product Owner;
  2. O Product Owner e a equipa de desenvolvimento realizam o Sprint Planning, a reunião em que se determina o âmbito do Sprint – as User Stories que serão entregues nesse sprint;
  3. Conforme o Sprint avança, a equipa de desenvolvimento executa o trabalho necessário para entregar o âmbito previsto;
  4. Diariamente, a equipa de desenvolvimento coordena o seu trabalho numa reunião rápida chamada Daily Scrum;
  5. No final do Sprint, a equipa realiza um Sprint Review para mostrar ao cliente o que foi desenvolvido e obter feedback;
  6. Após a validação do cliente, a equipa de desenvolvimento e o Product Owner analisam o Sprint e adaptam os processos numa reunião a que se chama Sprint Retrospective;
  7. A equipa repete as etapas 2 a 6 até que o resultado desejado do produto seja alcançado.

Confuso com tantos nomes? Vamos por partes.

Sprint, o elemento essencial do Scrum

Um sprint é um período curto e limitado em que uma equipa Scrum trabalha para concluir User Stories (ou requisitos dos clientes). Todo o trabalho acontece durante o Sprint, desde o planeamento do Sprint (Sprint Planning), reuniões diárias de ponto de situação (Daily Scrum), entrega ao cliente e recolha de feedback (Sprint Review) e a melhoria dos processos da equipa (Sprint Retrospective).

A divisão do projeto em Sprints dá previsibilidade à gestão de projeto, assegura a qualidade do que vai sendo entregue e permite adaptar o âmbito à medida que o projeto vai evoluindo. Cada Sprint pode ser considerado um pequeno projeto, dentro de um outro maior.

Para garantir o ritmo, é importante encontrar a duração certa dos Sprints. Se forem demasiado longos (mais de 1 mês), perdem-se as vantagens de ter um processo estruturado. Se for muito curto (menos de 1 semana), o tempo dedicado às reuniões de planeamento e revisão pode ser excessivo. Cada equipa deve encontrar o seu período entre estas duas referências. Um novo Sprint começa imediatamente após a conclusão do Sprint anterior.

Product Backlog, a lista de todas as User Stories a desenvolver

O Backlog de Produto é uma lista de tudo o que é necessário fazer ou melhorar. É o equivalente a um caderno de encargos, mas é composto por User Stories, não tarefas. No decorrer do projeto, o Product Owner pode acrescentar mais itens à lista, mas só os poderá planear na próxima reunião de Sprint Planning, para não interromper o trabalho da equipa.

O desafio da gestão do Backlog é a divisão destas User Stories em elementos simples, que o cliente final possa testar. Por exemplo, uma User Story como “Preciso de uma nova app para fazer compras online” é demasiado vaga. Mas algo como “Preciso de uma nova funcionalidade de login através do facebook para não ter de introduzir dados pessoais” é mais específico e fácil de testar.

Sprint Planning, a reunião de planeamento do Sprint

No início do ciclo de sprint, a equipa realiza uma reunião de Sprint Planning para:

  • Selecionar o trabalho a realizar no Sprint, a partir do Product Backlog;
  • Atribuir pontos a cada User Story, tendo em conta a duração, complexidade e novidade do que se vai implementar. Este processo é feito com a participação de todos os membros da equipa; 
  • Analisar o número de pontos totais que serão planeados para o próximo Sprint.

A partir deste momento, é possível criar um Sprint Backlog.

Sprint Backlog, o que será entregue no final do Sprint

Da mesma forma que existe um Backlog de Produto, cada Sprint deve ter um Backlog que representa o que se espera concluir no final desse Sprint. Visualmente, o Sprint Backlog pode ser representado num quadro como este, também conhecido por quadro Kanban.

Fonte: Atlassian

O Sprint Backlog deve ser gerido pela equipa de implementação. É uma imagem em tempo real e visual do trabalho e deve estar sempre atualizado ao longo do Sprint. Deve ter detalhes suficientes (como a pontuação estimada pela equipa) para que se possa acompanhar o progresso no Daily Scrum.

Daily Scrum, a reunião diária de ponto de situação

O objetivo do Daily Scrum é acompanhar o progresso em direção ao objetivo final do Sprint e adaptar o Sprint Backlog conforme necessário, ajustando os próximos trabalhos.

Esta reunião dura cerca de 15 minutos e envolve toda a equipa de projeto. Para reduzir a complexidade, é realizado no mesmo horário e local todos os dias. Nesta reunião, cada pessoa deve responder a 3 perguntas simples: O que fiz ontem? O que planeio fazer hoje? Que obstáculos estão a atrasar o meu trabalho?

Os Daily Scrums melhoram a comunicação, identificam bloqueios, promovem uma tomada de decisão rápida e eliminam a necessidade de outras reuniões.

Scrum Master, o responsável pelo cumprimento dos princípios Scrum

O Scrum estabelece papéis bem definidos. Um deles é o de Scrum Master, o responsável pelo cumprimento da metodologia Scrum. Deve garantir que:

  • Todos os membros da equipa estão formados no funcionamento de Scrum;
  • Os sprints planeados acrescentam valor para o cliente;
  • Garante que todos os eventos Scrum ocorram, sejam produtivos e sejam mantidos dentro do período definido para o sprint;
  • Elimina obstáculos ao cumprimento dos sprints.

Product Owner, o “dono” das User Stories

Outro dos papéis mais importantes é o de Product Owner. Esta função é responsável por:

  • Definir User Stories com o cliente;
  • Assegurar o máximo de valor em cada Sprint (o máximo número de “pontos” implementados);
  • Acrescentar User Stories ao Product Backlog e comunicar claramente o seu propósito;
  • Garantir que o Procut Backlog é transparente, visível e compreensível.

Sprint review, o momento de entrega ao cliente

O objetivo de Sprint Review é verificar o resultado final do que foi realizado e determinar as adaptações necessárias. Este é um workshop de trabalho em conjunto, não uma apenas uma apresentação de status.

Durante esta reunião, a equipa revê o que foi feito durante o Sprint e valida com o cliente. Com base no feedback, é decidido o que fazer a seguir e atualizado o Product Backlog. Esta sessão tem um prazo máximo de quatro horas para um Sprint de um mês. Para Sprints mais curtos, o evento tem uma duração inferior.

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