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POS: o que é e como escolher?

dicas para escolher o POS mais adequado

Longe vão os dias em que as caixas registadoras figuravam em praticamente todo o tipo de comércio. Atualmente, as lojas recorrem a POS – hubs modernos que fazem a gestão de vendas, de clientes e de operações, num só sistema. Explicamos como escolher o melhor POS para o seu estabelecimento.

O que são POS?

Um POS é a sigla, em inglês, para Point of Sale, e designa um dispositivo usado para processar transações comerciais. Uma caixa registadora é um exemplo de um POS, que tem sido amplamente substituída por terminais eletrónicos que processam todo o tipo de pagamentos.

Os softwares de POS estão cada vez mais sofisticados, com recursos que respondem a novas necessidades do comércio. É possível centralizar, num só POS, gestão de stocks, tendências de compra, automatizar preços e promoções, ou extrair dados de marketing.

Um POS permite a integração com vários outros equipamentos, essenciais para qualquer negócio, como o leitor de códigos de barras, gavetas de dinheiro, balanças, impressoras ou terminais de pagamento automático.

Assim, qualquer negócio com um processo de checkout físico precisa de um sistema POS. São exemplos as lojas de comércio tradicional, restaurantes, supermercados, hotéis, livrarias, papelarias, salões de estética, clínicas, oficinas – e a lista continua.

Que são as vantagens dos POS?

São inúmeras as vantagens de utilização de um sistema POS no seu negócio, que vão além da venda em si. Passamos a descrever as principais.

Melhor controlo de stocks

Um POS permite acompanhar, em tempo real e forma precisa, a disponibilidade dos produtos. Quando recebe o seu stock, basta fazer um scan aos produtos, inserir as quantidades e ficarão registados no POS – o que é significativamente mais rápido do que fazer o controlo manual. À medida que os artigos vão sendo vendidos, são deduzidos diretamente do stock a cada transação, o que permite saber, a todo o momento, quantos produtos tem efetivamente em stock. Além disso, existirão menos erros no inventário.

Processo de faturação mais simples

Um POS permite fazer uma gestão facilitada de faturas. O software regista e organiza as faturas em categorias, pelo que poderá visualizar documentos de compras, vendas, reparações, alugueres, entre outras. Pode emitir notas fiscais com apenas alguns cliques, bem como outros documentos financeiros e contabilísticos, sem necessidade de recorrer a procuras demoradas e cálculos manuais. Assim, a comunicação com a contabilidade e com as finanças é direta, automática e sem erros.

Pagamentos mais rápidos

Graças ao terminal de pagamento associado ao POS, é possível receber pagamentos em cartão de débito ou de crédito, físicos, contactless ou via NFC, tornando a transação mais rápida. Além disso, a fatura pode ser impressa na hora com uma impressora de recibos, ou pode ser enviada por email, eliminando assim a necessidade de gastar papel e tinta.

Melhor gestão de clientes

Um POS permite guardar dados dos clientes, como nome, contacto, email, morada, NIF, entre outros, para poder ter uma visualização a 360 do seu público. Pode analisar os clientes que fazem um maior volume de compras ou direcionar determinadas promoções de acordo com um perfil específico.

Melhor gestão de fornecedores

Alguns softwares de POS permitem uma ligação direta aos seus fornecedores, por meio de uma API, para fazer compras na altura certa, de forma a garantir sempre a quantidade ideal de stock em loja. Pode visualizar todas as faturas e acompanhar os seus pedidos aos fornecedores, ganhando um maior controlo e otimização em todos o processo.

Melhor gestão de funcionários

Com um sistema POS, é mais fácil gerir os funcionários e otimizar os seus horários. Poderá visualizar as vendas por colaborador, produtos mais vendidos, as horas trabalhadas e a faturação num determinado horário. Depois, pode usar esses dados para avaliar o desempenho de um funcionário e conhecer quais os momentos do dia em que há picos de vendas.

Mais segurança

Um POS garante que os dados do seu negócio e dos seus clientes ficam bem protegidos, estando acessíveis apenas aos funcionários autorizados. Além disso, os dados podem ter backup e proteção permanente se usar um POS em Cloud. Não só fica salvaguardo de acessos não autorizados, como não perde a informação em caso de desastres naturais, como inundações ou incêndios. O facto de alojar o seu POS em Cloud também permite que possa consultar todos os dados em qualquer altura e em qualquer local do mundo.

Relatórios avançados

Criar relatórios manuais com informações relevantes sobre o negócio pode ser uma tarefa demorada e complexa. Com um sistema POS, o software emite automaticamente relatórios de acordo com o tipo de dados e filtros que necessitar, proporcionando assim uma visão global imediata do seu negócio. Será assim mais fácil acompanhar a evolução da sua empresa e implementar decisões estratégicas de processos e vendas.

8 dicas para escolher o POS mais adequado para o seu estabelecimento

Existem várias ofertas de POS no mercado, pelo que escolher o mais eficiente pode ser um desafio. Damos uma ajuda com estas 8 dicas para ajudar na procura.

1. Garanta que a gestão de stocks é fácil

Ao escolher um sistema de POS, é importante que este permita uma gestão fácil de stock. Verifique se é efetivamente simples dar entrada de produtos ou serviços em massa, e confirme se o sistema permite inserir todas as informações de que necessita. Assegure-se de que o sistema pode fazer a gestão das variantes dos seus produtos, como tamanhos, cores ou pacotes. A gestão de stock é uma das tarefas mais exigentes de qualquer negócio; por isso, o POS deve facilitar este tipo de operações.

2. Avalie como o POS faz a gestão de clientes

O sistema POS deve ajudar o seu negócio a crescer e a gerir clientes. Se esta gestão for essencial para si, escolha uma solução que permita obter dados do cliente durante o processo de checkout, e enviar-lhes comunicações personalizadas sempre que necessário.

3. Verifique a rapidez e facilidade do checkout

Neste ponto, é importante avaliar o design e a usabilidade do sistema. É fácil encontrar produtos quando está a realizar uma venda ou, por outro lado, o funcionário tem de perder segundos preciosos a tentar encontrar o que precisa? Pode digitalizar produtos ou ler com um código de barras? O fecho de venda é fluído ou o cliente é obrigado a esperar pelo troco ou pela fatura mais do que o necessário?

4. Garanta que o POS faz as integrações necessárias

Se tem uma loja online e está a tirar partido de canais de venda alternativos, como redes sociais ou marketplaces, como o OLX Business, escolha um POS que tenha integração facilitada com outras aplicações, para poder acompanhar e gerir as suas vendas a partir de um só lugar. Além disso, é importante que o seu POS comunique com todas as outras ferramentas que utiliza, como software de contabilidade, processador de pagamentos, ou CRM.

5. Confirme se o POS emite o tipo de relatórios que precisa

Um bom POS deve fornecer dados e insights necessários para tomar decisões de negócios mais inteligentes. Verifique se o sistema fornece relatórios de vendas, de inventário e de clientes. É também importante que o POS apresente métricas mais avançadas, como a progressão das vendas, custos, lucros e outras estatísticas que sejam relevantes para o seu negócio.

6. Verifique se o POS é escalável

É importante que o seu POS esteja preparado para acompanhar a evolução e o crescimento do seu negócio. Assim, verifique se há limitações de produtos a inserir, ou balizas de faturação a partir das quais será necessário efetuar alterações, como adicionar módulos ou até mesmo trocar de POS. Assim, evitará ficar a braços com um sistema limitado quando o seu negócio crescer.

7. Consulte as avaliações de outros clientes

Quando tiver reunido uma lista de POS potenciais para o seu negócio, verifique a opinião dos outros utilizadores. Leia os comentários e as críticas nas redes sociais e plataformas de reviews, para ter acesso a avaliações genuínas e imparciais sobre o POS.

8. Teste o POS antes de comprar a licença

A maior parte dos POS oferecem um período experimental gratuito. Tome partido deste período e teste o POS antes de se comprometer com uma decisão final. É importante que o POS seja testado pelos funcionários que irão trabalhar com o sistema, para garantir que o trabalho decorra de forma fluida, rápida e simples.

Concluindo, a escolha de um POS adequado é crucial para a agilidade e desenvolvimento de qualquer negócio que tenha um checkout físico. É importante tirar o máximo partido de todos os sistemas que facilitem as vendas e que promovem o crescimento sustentável dos negócios, como é o caso do OLX Business, a maior comunidade de classificados em Portugal.

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