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KPIs: o que são e como ajudam o seu negócio?

como escolher um KPI para o seu negócio

Os KPIs, ou Key Performance Indicators, são ferramentas de gestão essenciais para monitorizar a saúde de qualquer negócio e implementar melhorias. Descubra em que consistem e como implementar.

O que são KPI

Os KPI são indicadores mensuráveis que mostram a saúde do negócio e o progresso em direção aos objetivos.

Imagine que gere uma loja online e um dos KPI que selecionou é a taxa de conversão. Por exemplo, se 100 utilizadores visitaram a loja online num mês, mas apenas 5 compraram, a taxa será de 5%.

  • Comparando este número contra uma referência de mercado – por exemplo, de 3% – pode concluir que o seu negócio está bem posicionado. 
  • Mas se está numa tendência de descida face aos meses anteriores, pode ser o momento de reagir e tomar decisões para melhorar este indicador.
  • E se tiver um objetivo de 10%, então está ainda longe do que pretende e tem de tomar medidas estruturais.

Depois, regularmente, todos os dias, semanas ou meses, deve avaliar este indicador para verificar se está no caminho certo.  Este é, resumidamente, o processo de acompanhamento e reação aos KPIs, que o pode ajudar a corrigir o curso antes que o problema se torne mais grave.

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Como escolher um KPI para o seu negócio

Das margens de lucro, passando pela taxa de expedição dentro do tempo previsto, ao custo de aquisição de um cliente, são muitos os indicadores possíveis para um negócio online. Mas o que define um bom KPI?

  • São acionáveis. Os KPI devem mostrar de forma objetiva as melhorias que precisa de fazer para ajudar a empresa.
  • São simples. Os melhores KPIs são fáceis de calcular e interpretar, e devem ter fórmulas bem definidas.
  • São atualizados regularmente. Os KPI devem ser atualizados regularmente, por exemplo, a cada dia, semana ou mês e, de preferência, de forma automática. Se possível, automatize também o envio para as pessoas que os devem receber.
  • São relevantes: Quer o objetivo seja melhorar a margem de lucro ou a satisfação e retenção do cliente, uma melhoria nos KPIs deve ter um impacto relevante para a organização.

Como os KPI podem ajudar o seu negócio

Entre as várias vantagens do acompanhamento e reação aos KPI, destacam-se as seguintes:

  • Atingir os objetivos estratégicos. “Não se melhora o que não se mede.” Este antigo princípio de gestão resume a importância dos KPI. Aquilo que é verdadeiramente importante na empresa deve ser medido regularmente. Só assim é possível atingir os objetivos estratégicos da empresa.
  • Alinhamento estratégico. Mesmo numa equipa pequena, a ausência de KPI claros (ou seja, de métricas e objetivos) faz com que rapidamente se perca o alinhamento estratégico. Com KPI definidos, a equipa sabe qual é o propósito comum.
  • Comunicação interna e externa. Os KPI são também excelentes ferramentas de comunicação, tanto para colaboradores como para parceiros externos e até instituições financeiras. São uma forma de resumo e ponto de situação que todas as pessoas conseguem entender, sem subjetividades.
  • Definição de iniciativas de melhoria. Apenas com os indicadores mais importantes claros é possível definir, implementar e avaliar melhorias em processos críticos.
  • Benchmark interno e externo. Os KPI são a base de qualquer comparação fiável com a concorrência ou até entre diferentes áreas da empresa. Por exemplo, pode comparar o custo de aquisição de clientes em diferentes categorias de produto para tentar perceber porque um é mais elevado do que o outro.
  • Organização do trabalho. Cada vez mais, os colaboradores esperam ser avaliados pelos resultados obtidos, para além de opiniões subjetivas. Desta forma, os colaboradores percebem a sua contribuição.

Descubra como escolher KPI para o seu negócio.

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6 KPI a utilizar no seu negócio

Eficiência, vendas, logística, marketing – existem KPI para todas as áreas e atividades do negócio. O segredo não está em identificar muitos, mas sim os 3 ou 4 mais relevantes para o seu negócio e fazer um bom acompanhamento e reação aos desvios identificados.

1# Custo de aquisição de um cliente

  • Fórmula de cálculo: Total de despesas de marketing / Número de novos clientes num dado período de tempo (€).
  • Área: Marketing.
  • Recomendado para: Todos. Mas particularmente para empresas que estão dependentes de anúncios, publicidade ou outros custos variáveis para angariar clientes.

Quanto custa conseguir um novo cliente para o seu negócio? Ou, por outras palavras, quanto custa uma venda? Se gastou 5.000 € em custos de marketing num mês e obteve 10 novos clientes, o custo de aquisição é de 500 € por cliente.

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2# Margem de lucro

  • Fórmula de cálculo: (Receitas – Despesas) / Receitas num dado período de tempo (%).
  • Área: Global, por produto, por departamento.
  • Recomendado para: Todos.

Este é um daqueles KPI que qualquer gestor deve ter na ponta da língua. Qual é a margem de lucro do negócio?  Se a empresa tem receitas de 100.000 € durante o ano e lucro líquido (após impostos) de 40.000 €, a margem de lucro é de 40%. Simples, certo? Agora imagine que a empresa cresceu as vendas em 10% num ano, e a margem aumentou apenas 8%. O que isto significa é que a empresa não conseguiu crescer com a mesma rentabilidade, o que já lhe pode dar algumas pistas do que tem de melhorar.

3# Previsão do fluxo de caixa

  • Fórmula de cálculo: Valor atual em caixa + Entradas de dinheiro – Saídas de dinheiro, Previstas para cada mês (€).
  • Área: Financeira.
  • Recomendado para: Todos. Mas especialmente para empresas sazonais ou com picos de atividade.

As previsões de fluxo de caixa permitem que as empresas avaliem se as suas vendas e margens são adequadas. Para fazer a previsão de fluxo de caixa do próximo mês, por exemplo, adicione o valor em caixa total da empresa, ao que pensa que efetivamente vai receber (não faturar) e subtraia o dinheiro que estima que vá sair (incluindo os impostos).

Os gestores devem realizar previsões regulares de fluxo de caixa para que possam identificar problemas antecipadamente e fazer os ajustes necessários. As previsões de fluxo de caixa podem ajudar as empresas a antecipar excedentes ou faltas, a fazer o planeamento tributário e a pedir empréstimos.

4# Taxa de desistência do funil de compra

  • Fórmula de cálculo: (Número de clientes que entra no “funil” – Número de clientes que termina o funil) / Número de clientes que entra no “funil” (%).
  • Área: Marketing.
  • Recomendado para: Todos. Mas principalmente para os que procuram melhorar a experiência do cliente e simplificar o processo de compra.

A taxa de desistência do funil avalia o número de visitantes que abandonam um processo de conversão – ou funil de vendas – antes da conclusão. Para calcular este KPI, comece por saber o número de visitas para uma determinada etapa do funil. Depois, subtraia o número de visitas que ocorreram durante a primeira etapa e divida-o pelo valor anterior.

Por exemplo, se 100 pessoas iniciam o processo de compra com, por exemplo, um pedido de informação online, mas desses só 5 conclui uma compra, a taxa de desistência do funil será de 95%.

Ao identificar quando os compradores em potencial abandonam o processo de conversão, as empresas podem identificar problemas e fazer os ajustes necessários para impulsionar as vendas.

5# Taxa de conversão

  • Fórmula de cálculo: Número de visitantes da loja online / Número de clientes (%).
  • Área: e-Commerce, Marketing.
  • Recomendado para: Quem procuram melhorar a loja online.

Esta métrica mede quantos clientes potenciais realmente se tornam clientes. É possível calcular através do número de pessoas que fizeram pelo menos uma compra no mês passado, em comparação com o número de pessoas que visitaram a loja online. Se tiver 400 clientes a comprar e 10.000 visitantes únicos num mês, a taxa de conversão seria de 4%. Acompanhar sua taxa de conversão ao longo do tempo ajuda a implementar melhorias nas lojas online.

6# Rotação de stock

  • Fórmula de cálculo: Unidades em stock / Média de unidades vendidas por dia (dias).
  • Área: Logística.
  • Recomendado para: Quem procura melhorar os processos logísticos.

A rotação de stock revela a capacidade de uma empresa de escoar produtos. Este indicador avalia quantos dias de stock tem dentro de portas, dada a média de vendas atual. Por exemplo, se tem 100 unidades em stock de um produto e vende 2 por dia, terá stock para 50 dias. Agora, imagine que os artigos têm prazo de validade inferior ou que dentro de 1 mês sairá um novo modelo. O que fazer? E quanto vale este stock parado? Acompanhar este tipo de métricas é essencial para a gestão de stocks.

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