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Kanban: gestão de projetos simples, visual e eficaz

Kanban: gestão de projetos simples, visual e eficaz

Entre as metodologias Agile, o Kanban é talvez a mais simples e visual. Tudo o que é preciso para gerir um projeto é um quadro, físico ou digital, um processo bem definido e reuniões de acompanhamento frequentes. Descubra em que consiste a gestão com Kanban e como implementar.

Em que consiste o Kanban?

Kanban é uma metodologia de gestão de projetos Agile. Neste contexto, o termo Agile significa “iterativo”. É o oposto da abordagem tradicional que segue um caminho definido no momento de arranque do projeto, com pouca margem para desvios – método também conhecido por linear ou waterfall.

“Kanban” é a palavra japonesa para “sinal visual”. Quem trabalha em serviços ou tecnologia lida frequentemente com trabalho invisível e intangível. Um quadro Kanban ajuda a tornar o trabalho visível para que possa ser apresentado a outras pessoas e manter a equipa atualizada.

O princípio de funcionamento do Kanban é simples: as tarefas são representadas visualmente num quadro Kanban, o que permite que os membros da equipa vejam o estado de cada uma a qualquer momento. O único requisito para utilizar esta ferramenta é comunicação em tempo real e total transparência do trabalho.

Os quadros Kanban usam cartões, colunas para ajudar as equipas a visualizarem a quantidade de trabalho que têm pela frente, identificar gargalos e atribuir prioridades.

Como implementar o Kanban na prática?

A principal vantagem do Kanban é que a sua utilização é muito intuitiva, pelo menos num primeiro contacto. Mas para o fazer bem, é necessário seguir alguns passos.

#1 Defina um processo

Esta é a base de qualquer metodologia Agile. Cada equipa tem um processo que usa para concluir o trabalho. Pode ser algo tão simples como estas etapas:

  • Pendente. Para o trabalho não iniciado.
  • Em curso. Para sinalizar o que está em curso.
  • Revisão. Para o que aguarda feedback do “cliente” interno ou externo.
  • Concluído. Para o que já foi ajustado de acordo com o feedback do cliente.

Cada coluna do quadro Kanban representa uma etapa deste fluxo de trabalho. Os cartões fluem pelo fluxo de trabalho, da esquerda para a direita, até à conclusão. Idealmente, esta definição das etapas deve ser feita apenas uma vez, e servir para todos os projetos.

#2 Preencha os cartões

Uma das primeiras coisas que salta à vista num quadro kanban são os cartões visuais (post-its, tickets ou outros). As equipas escrevem as tarefas em cartões, geralmente um por cartão. Mas para equipas Agile, cada cartão deve conter uma User Story (ou história de utilizador), não uma tarefa.

As User Stories são requisitos dos clientes, escritos na sua perspetiva. Algo como: “Preciso de uma nova vista na app com o estado das minhas encomendas, para não ter de contactar a equipa de apoio ao cliente”. A pessoa responsável por criar, alterar e concluir as User Stories chama-se Product Owner. Uma vez no quadro, os cartões ajudam os colegas e restantes stakeholders a entender rapidamente em que é a equipa está a trabalhar.

Quando fazer: Este processo de planeamento é geralmente feito no início de um Sprint, um período que pode durar entre 2 semanas e 2 meses, durante o qual não são adicionados novos requisitos do cliente. A este momento é dado o nome de Sprint Planning.

#3 Estime os “pontos” de cada cartão

Como em qualquer metodologia Agile, também no Kanban a estimativa de esforço para cada User Story é dada em pontos, não tempo. Tendo em conta a complexidade, volume de trabalho e novidade de cada User Story, todos os elementos da equipa devem atribuir uma estimativa de pontos. Depois, em conjunto, deve chegar-se a um consenso sobre o número de pontos e esse valor é colocado no quadro, um processo de planeamento a que se chama Planning Poker.

Dica: O processo de estimativa pode ser demorado, mas é importante que se gere um consenso sobre o número de pontos de cada User Story. Só assim pode existir total transparência e compromisso da equipa.

#4 Estabeleça limites para o trabalho em curso

O quadro Kanban é uma representação visual do trabalho em curso e serve para evitar que a equipa fique assoberbada. Para isso devem ser definidos limites para o número máximo de pontos que podem estar numa coluna a qualquer momento.

Quando a coluna atinge o máximo de pontos, a equipa deve terminar os cartões em curso e movê-los para a frente antes que os novos cartões possam avançar. Estes limites são críticos para expor gargalos no fluxo de trabalho e são um sinal de alerta para eventuais atrasos.

Quando avaliar: Sempre que um cartão é movido para o próximo estado.

#5 Crie uma zona para preparar o próximo Sprint

As equipas Kanban têm uma área do quadro dedicada a sugestões, melhorias e correções para incluir nos próximos Sprints. É aqui que se colocam ideias que a equipe pode escolher quando terminar o Sprint atual. Esta área deve ser visualmente separada do quadro atual, para que se perceba que não fazem parte do fluxo atual.

Atenção: durante o Sprint atual não devem ser introduzidas novas User Stories, para não perturbar o planeamento da equipa.

#6 Faça a avaliação do Sprint

O Sprint Review é o momento em que a equipa se junta para perceber o que correu bem e mal no último ciclo de trabalho. Os últimos entregáveis são analisados e validados com os clientes. É indispensável para perceber que processos devem ser melhorados.

O Kanban é uma das mais simples, visuais e eficazes ferramentas de gestão de projetos. Numa visão mais macro, pode até suportar a gestão de portfolio, bastando para isso escrever os projetos nos cartões, em vez de User Stories. O resultado é uma visual global do estado dos diferentes projetos.

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