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Gestão logística em e-commerce: o que é e como otimizar

Jovem a gerir envio de encomendas

Compras, armazenamento, encomendas, envios, devoluções – a gestão logística em e-commerce é complexa, até para as organizações mais maduras.

No entanto, há alguns elementos da cadeia de valor que qualquer empresa, independentemente do setor e dimensão, pode e deve otimizar para obter reduções de custo significativas e aumentar a satisfação dos clientes.

O que é a gestão logística em e-commerce

A gestão logística de uma loja online envolve todas as etapas desde o momento de aquisição até à entrega e posterior reposição de stock. Inclui a gestão de compras, transportes, stocks, embalagem, expedição e devolução.

O objetivo da gestão logística é otimizar o fluxo de materiais e informação nestas etapas para encurtar o lead time dos vários processos:

  1. Lead Time de entrega: O tempo total que decorre desde o momento da encomenda até à entrega. Este tempo pode ser dividido entre tempo de preparação da encomenda e tempo de envio.
  2. Lead Time de devolução: O tempo desde que o cliente solicita a devolução até que o produto está novamente disponível para venda na loja online.
  3. Lead Time de reposição: O tempo que decorre desde que a empresa coloca uma encomenda ao fornecedor para repor o stock até estar disponível para venda.

Como melhorar o envio de encomendas em e-commerce

Os sinais de que está na hora de rever a gestão logística

Se algum dos problemas nesta lista é recorrente, é sinal de que está na hora de fazer uma revisão da gestão logística:

  • Atrasos nas entregas ou entregas parcelares, sem a quantidade total pedida pelo cliente;
  • Entrega de produtos danificados ou trocados;
  • Elevada taxa de produtos danificados dentro do seu armazém ou em transporte;
  • Entregas nos locais errados;
  • Stockouts de produtos, consumíveis ou materiais de embalagem;
  • Demoras para processar devoluções;
  • Stock em sistema diferente do stock real;
  • Erros ou impossibilidade de alterar os pedidos dos clientes uma vez realizada a encomenda.

Se estes problemas são recorrentes, confira estas melhorias que pode implementar na gestão logística do seu negócio.

7 formas de otimizar a gestão logística do seu negócio

Há várias medidas que qualquer e-commerce pode tomar para melhorar a gestão logística e eliminar alguns dos problemas mais comuns:

1# Defina metas a atingir

Antes de começar a otimizar a gestão logística, procure definir claramente as metas a atingir ou, em termos logísticos os SLA – Service Level Agreements. Estes são os prazos que toda a organização se compromete a cumprir como, por exemplo, entregas em 48 horas para os clientes que selecionam envios rápidos, e 72 horas para os restantes. 

Para além destes objetivos, não descure os restantes processos. Pode definir que as devoluções devem ser processadas em até 72 horas, por exemplo. 

Toda a equipa deve estar comprometida com estas metas e se alguma encomenda não cumprir estes SLA, deve ser analisada em conjunto para que se perceba em que ponto do processo falhou, qual a causa e o que fazer para que o problema não se repita.

2# Crie uma política clara de stocks

Como sabe quando está na hora de colocar uma nova encomenda ao fornecedor? E em que quantidade? Qual é a fórmula e timing que utiliza? 

Defina claramente os níveis de stock mínimo dos produtos tendo em conta o histórico de vendas. Estabeleça uma frequência de encomendas ao fornecedor. E um cálculo da quantidade a encomendar tendo em conta as vendas realizadas. Identifique a partir de que momento um produto é considerado obsoleto e deve ser escoado a preços inferiores.

3# Integre a loja online, faturação e compras

Sabia que o site builder em que criou a sua loja online pode ter uma função de gestão de stocks, faturação e compras – tudo num único lugar? Sempre que receber uma encomenda, será emitida a fatura para o cliente, e enviada uma notificação para o fornecedor ou armazém para preparar o envio. 

Ao tonar o processo automático reduz o lead time total e minimiza erros. Evite gerir a complexidade da gestão logística através de múltiplos ficheiros excel e sistemas diferentes que tornam difícil fazer o acompanhamento centralizado do processo.

4# Otimize a preparação das encomendas

Se o picking dos produtos é feito por si, esta é uma área recomendada para otimização. Isto porque o tempo consumido para a realizar é elevado. Qual é a produtividade da sua equipa em unidades preparadas por hora e pessoa? Qual a percentagem de erros? 

Para acelerar a preparação pode, por exemplo, armazenar lado a lado os produtos que são mais frequentemente comprados em conjunto, ter uma zona dedicada aos artigos de maior rotação (próxima das entradas do armazém e guardados ao solo) e melhorar a gestão visual do armazém para que encontre rapidamente o que procura.

5# A gestão logística passa pela organização dos materiais de embalagem e consumíveis

É normal que dê mais importância aos produtos que vende do que aos consumíveis e embalagem na organização do seu armazém. No entanto, muitas vezes a preparação da encomenda atrasa por falta de materiais de embalagem ou até de consumíveis como papel de proteção ou filme de plástico. 

Como boa prática, aplique os mesmos princípios de armazenagem que utiliza no processamento dos produtos finais e matérias primas aos materiais de embalagem e consumíveis: 

  1. Crie um local para cada coisa e cada coisa no seu local, incluindo os materiais de embalagem, consumíveis, ferramentas de trabalho e zonas de estacionamento de mercadorias;
  2. Coloque o que mais usa perto do posto de trabalho e o que não é tão utilizado mais longe;
  3. Marque claramente os corredores de passagem;
  4. Garanta que estão sempre desobstruídos e que tem acesso a todos os materiais sem necessidade de mexer noutros produtos para chegar ao que procura;
  5. Crie um sistema de etiquetas e identificação que permita saber o que está em cada local sem ter de abrir caixas;
  6. Crie um fluxo de movimentação de produtos unidirecional entre a entrada e a saída do armazém.

6# Reveja os seus parceiros de gestão logística

Com um número crescente de e-sellers a oferecer opções de entrega no dia seguinte e no mesmo dia, a velocidade com que uma empresa é capaz de responder aos pedidos feitos é crítica. 

Um estudo recente descobriu que 53% dos consumidores abandona as compras online devido ao tempo de entrega lento.

Um parceiro de gestão logística é a espinha dorsal de qualquer operação bem-sucedida neste ambiente de ritmo acelerado. Sabia que o OLX tem uma parceria com os CTT através da qual pode fazer envios sem sair de casa? Os CTT tratam de toda a gestão logística, para que se possa concentrar em crescer o seu negócio.

7# Defina uma política de troca e devolução

É importante que a empresa explique quais são os procedimentos para trocar ou devolver um produto. Assim, evita surpresas com uma boa gestão de expectativas.

A gestão logística é um processo essencial para qualquer e-commerce. Se os problemas são recorrentes, existem formas simples de otimizar a armazenagem, transportes e envios: defina as metas a atingir, crie uma política de stocks, integre a loja online com a faturação e stocks, otimize a preparação das encomendas, organize os materiais de embalagem e consumíveis, adira à parceria entre o OLX e os CTT e defina uma política de trocas e devoluções.


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