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Gestão de projetos: como poupar tempo e dinheiro

O que é a gestão de projetos e quais as vantagens

Todas as empresas têm projetos. Uns decorrem durante vários meses e envolvem muitas pessoas, outros duram apenas alguns dias e são levados a cabo por uma equipa pequena. Uns são internos com vista a tornar a empresa mais eficiente, outros mudam a perceção do mercado. Não existem dois projetos iguais e não há uma fórmula mágica para replicar o sucesso passado. Mas existem boas práticas de gestão de projetos que vale a pena conhecer para evitar que se repitam os mesmos erros.

O que é a gestão de projetos e quais as vantagens?

A gestão de projetos é mais do que o acompanhamento de tarefas, prazos e orçamentos. Quando executada corretamente, a gestão de projetos ajuda cada área da empresa a trabalhar com mais tranquilidade e permite que a equipa se concentre no trabalho que importa, livre das distrações causadas por tarefas em atraso e orçamentos em derrapagem.

Estas são as principais vantagens da gestão de projetos

  • Poupa tempo e dinheiro;
  • Melhora a comunicação interna;
  • Permite evitar erros passados e repetir fórmulas de sucesso;
  • Capacita o gestor de projeto para dimensionar corretamente as equipas;
  • Rentabiliza ao máximo os recursos;
  • Permite que todos vejam como o seu trabalho contribui para os objetivos estratégicos da empresa;
  • Promove uma melhor gestão de risco;
  • Contribui para otimizar os fluxos de trabalho;
  • Melhora a motivação da equipa.

Até 2027, prevê-se que a maioria do trabalho aconteça com base em projetos, e não em tarefas repetitivas. Mas, apesar de restarem poucas dúvidas sobre a importância da gestão de projetos e de 97% das empresas já a considerar uma valência crítica, apenas 2.5% das organizações consegue completar os projetos no prazo e orçamento previsto. Estas são algumas das boas práticas que podem ajudar.

Boas práticas na gestão de projetos

No que toca à gestão de projetos, mais do que inventar a roda, o importante é garantir que um conjunto de boas práticas testadas pelo tempo são corretamente implementadas.

Um projeto, um objetivo estratégico

Os objetivos estratégicos de uma empresa são as suas principais prioridades – aumentar as vendas online ou reduzir os custos de envio são alguns exemplos. Ao iniciar um novo projeto, deve ser claro como este contribui para os objetivos estratégicos, com uma ligação clara e indiscutível. Por exemplo, o projeto de lançar um novo site deve contribuir para o aumento das visitas à página. Só desta forma garante que o projeto não ficará relegado para segundo plano quando surgir uma nova iniciativa.

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O âmbito define as fronteiras do projeto

O âmbito descreve os entregáveis, prazos e orçamentos, para que as equipas trabalhem com mais eficiência, com a visão completa do projeto.

A definição e comunicação do âmbito entre todos os envolvidos ajuda a gerir expectativas sobre o que está incluído e o que esperar quando o projeto for concluído. De preferência, deve ser resumido em não mais do que uma folha A4 (ou slide), para que seja fácil de compreender e partilhar.

Cada projeto precisa de um cronograma

Uma cronograma é a sequência de atividades com uma data de início e fim, que ajuda a explicar os milestones e quando serão entregues. O cronograma é uma ferramenta de gestão de projeto e de comunicação – como é uma representação visual, permite que qualquer pessoa perceba o estado do projeto em qualquer momento.

Use uma ferramenta de gestão de projeto

Quando uma equipa utiliza uma ferramenta digital adequada, é possível tomar decisões baseadas em dados e otimizar constantemente a gestão de projetos. Trello, Asana e Hubspot são apenas alguns exemplos de apps mais conhecidas, mas existem centenas de opções disponíveis para todos os setores, muitas delas gratuitas. Com estas aplicações, pode responder facilmente a perguntas como:

  • Qual a percentagem de projetos entregues no prazo?
  • Quantas tarefas atrasaram?
  • Quanta da capacidade de sua equipa foi alocada a cada projeto?

Esperar o inesperado faz parte da gestão de projeto

A gestão de projetos implica sinalizar os riscos com antecedência, e para isso é necessário estar atento aos sinais de alerta. Por exemplo:

  • Muitas tarefas que dependem de uma única atividade;
  • Se um projeto necessita de mais orçamento do que o que estava previsto;
  • O âmbito não está claro ou é colocado em causa;
  • O KPI de projeto não está claro ou não é fácil de medir;
  • É necessário fazer um investimento inicial avultado de tempo ou dinheiro para testar o mercado;
  • Uma pessoa centraliza em si as competências necessárias para várias atividades;
  • Foram feitas alterações na equipa de projeto.

Se reconhecer estes sinais de alerta, é mais fácil reagir atempadamente.

Acompanhar as metodologias de gestão de projeto

Existem várias metodologias de gestão de projeto que vale a pena conhecer e adaptar à sua realidade.

Waterfall

O método em “cascata” (Waterfall) é a abordagem tradicional de gestão de projeto. As tarefas e fases são concluídas de forma linear e sequencial, e cada etapa do projeto deve ser concluída antes do início da próxima.

Esta metodologia é muitas vezes complementada com o cálculo do chamado “caminho crítico” – o tempo necessário para concluir a mais longa sequência de etapas do projeto. Por exemplo, se um projeto tem 10 tarefas, e cada uma demora 2 dias, o tempo total para completar o projeto é de 20 dias. Mas se apenas 4 tarefas têm de ser feitas em sequência, então o “caminho crítico” é de 8 dias. Ou seja, é possível terminar o projeto em 8 dias, desde que as restantes tarefas sejam executadas em paralelo.

Scrum

Scrum é uma forma agile de gestão de projetos. Em vez de seguir uma abordagem linear como a Waterfall, o Scrum é uma metodologia mais colaborativa, rápida e aberta à mudança. Com o Scrum, o trabalho é dividido em ciclos curtos conhecidos como “sprints”, que geralmente duram cerca de 1 a 4 semanas.

Fonte:  PMI

As equipas de projeto são mais pequenas e lideradas por um Scrum Master, a pessoa responsável por distribuir prioridades e dar o apoio necessário. No final do sprint, a equipa avalia o seu desempenho e faz as alterações necessárias antes de iniciar um novo ciclo.

Kanban

Originário da indústria automóvel, o termo “kanban” evoluiu para representar uma estrutura na qual as tarefas são representadas visualmente à medida que progridem nas colunas de um quadro kanban. Cada coluna representa uma etapa do projeto.

Fonte: Trello

Este método tem a vantagem de dar a todos uma visão geral imediata do estado de trabalho em cada momento. Por outro lado, é também um dos métodos mais versáteis, aplicável a quase todos os setores, desde projetos de recrutamento, logísticos ou de marketing digital.

Mas uma das principais vantagens é que é muito simples de utilizar e ajuda a ver onde se estão  a formar gargalos (concentrações de tarefas) de forma visual.

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