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Gestão de pessoas em alturas de muito trabalho? Sim, é possível

Gestão de pessoas em alturas de muito trabalho

A gestão de pessoas é um conjunto de iniciativas utilizadas para promover e desenvolver o capital humano. Envolve procurar, reter, gerir, formar, desenvolver e avaliar os colaboradores. Mas em alturas de pico de trabalho – como o verão para empresas na área de turismo ou natal para comerciantes – pode deixar de ser uma prioridade.

Descubra como assegurar a gestão de pessoas na sua empresa mesmo em momentos de muito trabalho com estas recomendações.

Crie um plano de carreira para cada função

Um plano de carreira é um resumo do que se espera de cada função a médio / longo prazo e é o primeiro passo da gestão de pessoas. Pode, por exemplo, definir que um programador deve ser capaz de liderar projetos sozinho depois de estar 6 meses na equipa. E que ao final de um ano deve obter uma certificação em gestão de projeto. E por aí em diante. O essencial é que cada pessoa consiga perceber o que se espera de si, normalmente nos próximos 5 a 10 anos.

Se acompanhar este plano de carreira regularmente com o colaborador, por exemplo trimestralmente, vai conseguir perceber de forma mais objetiva a sua progressão, mesmo durante momentos de pico de trabalho.

Construa um plano de formação (e mantenha-o)

Da mesma forma que um plano de carreira indica ao colaborador o que se espera dele em termos de evolução na carreira, o plano de formação deve fornecer-lhe as ferramentas necessárias para o conseguir. Se, como no exemplo acima, espera que o colaborador seja certificado em gestão de projeto, naturalmente deve contemplar as formações correspondentes.

Ao ter um plano fixo, formal e partilhado, evita a tentação de o moldar de acordo com as exigências do momento e picos de trabalho, que tendem a empurrar a formação para segundo plano. Neste plano, identifique o nome da formação, a data, se será feita internamente ou com recurso a um formador externo, e o que espera como output.

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Crie um mapa de férias e substituições

Parece simples, e é uma prática comum em muitas organizações, mas ainda existem muitos casos de férias sobrepostas (principalmente no verão e natal) que deixam os projetos “descalços” e os clientes incomodados. O mapa de férias e substituições é uma ferramenta basilar da gestão de pessoas e deve mostrar claramente quem estará ausente e quando, e quem ficará responsável pelas funções dessa pessoa.

Mantenha uma lista de contactos “de emergência”

Algumas empresas, pela natureza sazonal do trabalho que executam, precisam obrigatoriamente de recorrer a colaboradores temporários ou outsourcing para responder a estes períodos excecionais. Para o fazer de forma eficiente, mantenha uma lista atualizada das pessoas ou fornecedores de RH que lhe dão mais garantias.

Planeie as necessidades com tempo e procure avaliar de forma objetiva (e quantificada) o seu desempenho em várias categorias – assiduidade, pontualidade, produtividade, qualidade, postura, preços, etc. Desta forma, quando precisar de alguém para reforçar a equipa, já sabe quem é a primeira escolha, a segunda, terceira e por aí em diante.

Crie uma estratégia de comunicação interna

A comunicação interna mantém toda a equipa atualizada e estabelece uma voz de autoridade e confiança sobre os vários temas importantes para a empresa: desde anunciar uma nova política, informar sobre um evento futuro até ao anúncio de um novo cliente.

A comunicação interna tem impacto na produtividade de cada colaborador, no trabalho em equipa, e acima de tudo, no sentimento de pertença. Isto é particularmente importante para a gestão de pessoas visto que, média, 44% das pessoas sente que a sua chefia não fornece informações claras sobre a visão da empresa e 72% dos colaboradores indica desconhecer a estratégia da organização.

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Siga a rotina das reuniões de planeamento de trabalho em equipa

Esta é uma ferramenta essencial da gestão de pessoas que a maioria das empresas até já incorpora, mas muitas vezes não da forma correta. O objetivo da reunião de planeamento de equipa é que cada participante saia da reunião a saber qual a forma mais produtiva de alocar o seu dia (se a reunião for diária) ou semana (semanal).

Mais do que planear todas as micro tarefas (como respostas a emails por exemplo), o foco deve estar em identificar as tarefas prioritárias, ou aquelas em que o colaborador vai precisar de ajuda para executar. Para isso, é importante que todos estejam presentes e focados, para identificar potenciais constrangimentos de agenda, e resolvê-los em equipa.

Crie KPIs específicos para a gestão de equipas

Os KPI são indicadores mensuráveis que mostram a saúde do negócio e o progresso em direção aos objetivos. Apesar da sua importância, ainda são muitas as empresas que resistem a encontrar KPI relacionados com a gestão de equipas. Aqui, destacam-se algumas possibilidades:

  • Taxa de ocupação – mede o tempo ocupado sobre o tempo total disponível para trabalhar e é calculado com ferramentas digitais de time tracking;
  • Taxa de ocupação em tarefas de valor acrescentado – a diferença para o anterior é que apenas contabiliza tarefas em que o colaborador está “a acrescentar valor” e não inclui ações repetitivas ou burocráticas;
  • Taxa de conclusão do planeamento – é uma medida de produtividade e avalia o percentual de tarefas realizadas no tempo previsto sobre o total de tarefas planeadas;
  • Taxa de tarefas não planeadas – é a contagem de tarefas não planeadas no início da semana sobre as realizadas;
  • Score – para colaboradores que executam tarefas muito diferentes, estas podem ser agrupadas em várias categorias (simples, médias e complexas, por exemplo) e a cada grupo é atribuído uma pontuação (score). No final do dia ou da semana, é calculado o score realizado sobre o planeado.

Este trabalho de medição é facilitado com as ferramentas certas de Business Intelligence.

Promova o work life balance na empresa

As alturas de pico de trabalho são, por definição, a exceção e não a regra. Quando os momentos de muito trabalho se prolongam no tempo, as pessoas ou equipas afetadas vão sofrer. Nestas alturas, é importante dar o exemplo e introduzir uma nova forma de gestão do tempo e perceber que a definição de prioridades pode ter de mudar.

Estabeleça limites justos e realistas sobre o que vai fazer no trabalho e em casa. Além disso, reserve um tempo em casa durante o qual não irá verificar ou responder a e-mails ou mensagens relacionadas com o trabalho. Promover o work life balance é essencial para a gestão de pessoas de forma sustentável e a longo prazo.

Automatize as tarefas recorrentes e sem valor acrescentado

Pagamento de salários, reports semanais, envio de emails para clientes, expedição de encomendas. Estes são apenas alguns exemplos de tarefas essenciais na vida de uma empresa, mas que podem e devem ser automatizadas.

Procure simplificar ou automatizar tudo o que sejam tarefas manuais recorrentes, para que possa dedicar o seu tempo àquilo que não é previsível. Se vir que o seu tempo é consumido a resolver sempre os mesmos problemas e a lidar com situações repetidas, é porque provavelmente a gestão de pessoas precisa de ajuda.

Registe a sua empresa no OLX Pro

Ao registar a sua organização no OLX Pro, tem acesso imediato a uma parceria com os CTT que, entre outras coisas, trata de toda a logística por si. Os correios passam a vir levantar os produtos na sede da empresa, seja onde for, e deixam tudo à porta do cliente.

Por outro lado, pode criar uma página dentro do site OLX onde os clientes acompanham todos os detalhes dos pedidos, o que lhe retira esta atividade que consome tempo. Toda a informação das vendas fica disponível numa única plataforma, a integração com a loja online é automática e ainda tem acesso a uma equipa profissional de gestores que o ajuda em cada etapa.


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