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O que é uma fatura proforma e quando pode ser usada?

O que é uma fatura proforma

A fatura proforma é um documento que serve para clarificar os termos mais importantes numa relação entre fornecedor e cliente. Descubra o que é, para que serve, e quando utilizar.

O que é uma fatura proforma?

A fatura proforma é um documento, sem valor fiscal, que serve para orçamentar um bem ou serviço e contém todos os detalhes da transação comercial entre o fornecedor e o cliente. Após a confirmação dos dados por parte do cliente, é emitida a fatura com base na informação que está na fatura proforma.

A fatura proforma aplica-se com especial importância no caso da transmissão de bens no comércio internacional. Nestas situações, serve para demonstrar as quantidades das mercadorias para efeitos de justificação alfandegária.

Que informação deve constar na fatura proforma?

A fatura proforma contém os mesmos elementos das faturas e orçamentos, nomeadamente: 

  • Identificação da empresa;
  • Identificação fiscal do cliente;
  • Artigos ou serviços afetos à transação;
  • Valor unitário e total;
  • Peso e tamanho da mercadoria;
  • Termos de pagamento;
  • Encargos de transporte, seguro, etc.;
  • Data de entrega estimada;
  • Data de validade da fatura;
  • Taxa de IVA aplicada;
  • Descontos.

Quais as vantagens da fatura proforma?

A fatura proforma apresenta diversos benefícios principalmente no caso de transações internacionais, mas não só.

  • Facilidade de compreensão. Por seguirem um formato padronizado, as faturas proforma são documentos fáceis de perceber, dado que a informação que consta nestes documentos é bastante completa.
  • Simplicidade no controlo na alfândega. A fatura proforma é utilizada em exportações, para ajudar com o controlo alfandegário, e é aceite tanto pelas autoridades como pelo comprador.
  • Clareza nos termos de compra. Por vezes numa negociação, certos termos de pagamento podem não ter o merecido destaque. Com uma fatura proforma, todos os pormenores relacionados com descontos e prazos ficam clarificados e são resumidos num documento de fácil compreensão, antes de haver um compromisso formal.

Quando enviar uma fatura proforma?

As faturas proforma podem ser enviadas antes de ter sido realizada qualquer troca de bens/serviços. São assim muitas vezes utilizadas como documentos comerciais ao longo do ciclo de venda apenas para efeitos informativos e para permitir que quem os recebe saiba exatamente quanto vai pagar.

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Qual a diferença entre uma fatura proforma e um orçamento?

As faturas proforma e os orçamentos têm a mesma finalidade, ou seja, dão a conhecer o valor de bens e serviços a clientes ou potenciais clientes

A principal diferença está no contexto em que cada documento é utilizado. A fatura proforma normalmente está ligada à transmissão de bens no comércio internacional e serve para demonstrar as quantidades das mercadorias para efeitos de justificação alfandegária. No entanto, não há nenhuma legislação que obrigue a emitir orçamentos para serviços e faturas proforma para artigos.

Em que situações se deve emitir uma fatura proforma?

A fatura proforma pode ser usada em caso de transações internacionais, mas também em transações comerciais em território nacional. Se o comprador concordar com os termos descritos na fatura proforma, a partir daí só tem que emitir a fatura-recibo, com os mesmos dados e informações – esta última sim, já constitui um documento com valor fiscal.

A fatura proforma tem validade fiscal?

Não. A fatura proforma não tem valor para efeitos do Código do IVA como uma fatura comercial. Funciona apenas como “simulação” e permite ter uma descrição exata dos produtos ou serviços a serem transacionados.

A fatura proforma deve ser comunicada à Autoridade Tributária?

Sim. Apesar de não ter validade fiscal, este documento deve ser comunicado à Autoridade Tributária (AT). A maioria dos softwares de faturação fará esta comunicação de forma automática.

É necessário liquidar IVA das faturas proforma?

Não. As faturas proforma não têm validade fiscal e como consequência não é necessário liquidar IVA. Estas faturas podem ser emitidas sempre que considerar necessário.

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