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Estratégias para uma gestão de stock eficiente

Estratégias para uma gestão de stock eficiente

O crescimento do ecommerce português trouxe novos desafios logísticos às empresas e aumentou a pressão sobre a gestão de stock. No que toca à capacidade de cumprir os prazos de entrega prometidos, as empresas portuguesas têm ainda um longo caminho a percorrer. Num recente ranking mundial, Portugal conquistou um modesto 43º lugar entre 152 países.

O papel da gestão de stock é exatamente o de impedir que os atrasos aconteçam, criando uma melhor experiência para o cliente. Pelo caminho, as empresas descobrem oportunidades de reduzir os custos com a manutenção de stocks, prevenir que os produtos se tornem obsoletos e tornar as equipas mais produtivas.

O que é a gestão de stock e quais as vantagens para uma empresa

O termo gestão de stock designa todas as operações relacionadas com a monitorização, compra, armazenamento e expedição dos artigos comercializados por uma empresa. Envolve diferentes tipos de stock, desde as matérias-primas, a materiais consumíveis como caixas ou plásticos, até produtos intermédios (o work-in-progress) e produtos terminados, prontos a expedir.

O objetivo é garantir um nível de stock otimizado dentro de portas. Neste contexto, ‘otimizado’ significa nem muito elevado, o que acarreta custos adicionais e o risco de que os produtos se tornem obsoletos, nem demasiado reduzido, o que pode levar a stockouts (produtos em falta), perdas de vendas ou atrasos nos envios.

Como resultado, a gestão de stock eficiente leva a uma redução do custo e ao aumento da eficiência operacional.  Para o conseguir, existem várias técnicas, estratégias e boas práticas que qualquer negócio, independentemente da sua dimensão ou setor, deve seguir.

Como otimizar a gestão de stock

Existem diversos métodos de gestão de stock que pode implementar no seu negócio, dependendo do tipo de atividade e objetivos.

FIFO – First In, First Out

  • Para quem: Para todos as empresas, mas especialmente para as que lidam com produtos perecíveis (ex.: produtos alimentares) ou em que o ritmo de introdução de novidades é elevado (ex.: tecnologia)
  • Como funciona: Os artigos são expedidos por ordem de chegada ao armazém. Os primeiros a chegar (os mais antigos) são os primeiros a serem enviados ao cliente.
  • Vantagens: Redução da antiguidade do stock; menor risco que os artigos passem de validade ou que se tornem obsoletos.
  • Impacto nas operações: Médio
  • Complexidade de implementação: Fácil

FIFO, a sigla para “First In, First Out”, é um importante princípio de armazenagem, muito utilizado por empresas que comercializam artigos de elevada perecibilidade. Segundo esta técnica de gestão de stock, os produtos mais antigos, os primeiros a entrar no armazém, são os primeiros a serem expedidos para os clientes.

Esta decisão de gestão de stocks tem implicações profundas na forma como os artigos são arrumados no armazém e nos procedimentos que a equipa deve seguir. A tendência no processo de arrumação dentro de um armazém passa por colocar os produtos na parte da frente da estante à medida que vão chegando, onde o acesso é mais fácil. Mas, para cumprir o FIFO, as estantes passam a ter de ser alimentadas de trás para a frente e as caixas mais antigas devem ser colocadas junto à saída da prateleira.

Esta alteração pode, em alguns casos, obrigar ao redesenho total de um armazém, mas na maioria das situações implica apenas algum cuidado em cumprir regras.

Também é uma boa ideia praticar o FIFO para produtos não perecíveis. Se as mesmas caixas estão sempre na parte de trás das estantes, é mais provável que se desgastem.

Para gerir um sistema FIFO, é necessário um armazém organizado e um procedimento claro para a forma como abastece e retira produtos das estantes. Se conseguir implementar e cumprir, está a otimizar a gestão de stock.

Dropshipping

  • Para quem: Para negócios online que funcionam como intermediários.
  • Como funciona: As novas encomendas são transmitidas ao fornecedor, que por sua vez trata do envio direto para o cliente final
  • Vantagens: Redução do capital investido no negócio, redução de stocks e menor tempo de entrega.
  • Impacto nas operações: Elevado
  • Complexidade de implementação: Média

O dropshipping é um método logístico em que uma loja não mantém os produtos que vende em stock. Em vez disso, de cada vez que vende um produto, o negócio compra o artigo ao fornecedor, que o envia diretamente ao cliente final. Como resultado, o vendedor não precisa de manusear o produto diretamente nem mantém stock dentro de portas.

O dropshipping é uma excelente opção para começar um ecommerce porque não exige capital inicial. O empreendedor só compra quando tem a certeza de que efetuou uma venda. E, se os fornecedores forem empresas com grande capacidade de distribuição instalada, os clientes acabam por receber o produto mais depressa e com menos erros do que quando o seu negócio trata individualmente dos envios.

Dropshipping: a forma simples de começar o teu negócio online

Stock de segurança

  • Para quem: Para todos os negócios, mas especialmente para os que dependem de fornecedores instáveis
  • Como funciona: A gestão de stocks eficiente deve garantir um mínimo em armazém suficiente para lidar com variações ou falhas na entrega do fornecedor. Também deve incorporar uma fórmula de cálculo para o ponto de encomenda.
  • Vantagens: Redução de stockouts (produtos em falta)
  • Impacto nas operações: Elevado
  • Complexidade de implementação: Média

Uma gestão de stock eficiente exige a preparação para um pior cenário, dentro da razoabilidade. Para empresas que lidam com fornecedores pouco fiáveis ou sujeitos a grandes flutuações no cumprimento dos prazos de entrega, é essencial assegurar um stock de segurança que permita continuar a satisfazer encomendas até que o fluxo de entregas seja restabelecido.

Imaginemos o seguinte cenário: um fornecedor da sua empresa faz uma entrega 1 vez por semana. Sabe que, se alguma coisa correr mal, só poderá compensar na entrega da semana seguinte. Por isso, o stock de segurança deve cobrir o consumo dessa mercadoria durante, pelo menos 2 semanas, a semana que falhou e a semana que demora a compensar. Se o consumo médio for de 2 unidades, o stock de segurança é assim 2 x 15 dias, 30 unidades.

Esta é uma forma simples de calcular um stock de segurança, que deve replicar para cada produto armazenado. Saber quanto stock de segurança deve manter ajuda a sua empresa a navegar com segurança as flutuações da procura e tempo de entrega dos fornecedores.

Ponto de encomenda

  • Para quem: Para todos os negócios.
  • Como funciona: Fórmula de cálculo para saber o ponto em que deve fazer uma nova encomenda ao fornecedor.
  • Vantagens: Redução de stockouts (produtos em falta) e do valor em stock.
  • Impacto nas operações: Elevado
  • Complexidade de implementação: Média

Outro conceito importante a incorporar na estratégia de gestão de stock é o ponto de encomenda, ou seja, a quantidade mínima que, ao ser atingida, despoleta uma encomenda ao fornecedor. Depois de saber o nível de stock de segurança, adicione-lhe um stock suficiente para o tempo que o produto demora desde que o encomenda até que chega até si.

Por exemplo, imagine que, em média, o tempo de entrega do fornecedor em causa é de 1 mês, desde que faz a encomenda até que o produto é entregue. Repare que o tempo de entrega é um conceito diferente da frequência de entrega. O fornecedor pode demorar 1 mês a entregar (porque o contentor vem de longe, por exemplo) e assegurar entregas todas as semanas, como no exemplo que estamos a utilizar. Vamos assumir também que o consumo médio é o mesmo, de 2 unidades por dia.

Neste cenário, o ponto de encomenda deverá ser estabelecido em 60 unidades, 30 dias x 2 unidades / dia ao qual se adiciona o stock de segurança que, no exemplo anterior, é de 30 unidades. O total, 60 + 30, é de 90 unidades. Sempre que o stock deste produto atingir as 90 unidades, é sinal de que está na hora de fazer uma nova encomenda ao fornecedor.

No gráfico abaixo, noutro exemplo, encontra resumidos graficamente alguns dos conceitos mais importantes de gestão de stocks: stock de segurança, ponto de encomenda, tempo de entrega e frequência de envio.

Para o ajudar em todas estas contas, muitas lojas online tratam dos cálculos automaticamente, deduzindo do stock as unidades vendidas, em tempo real. No entanto, poucas atualizam estes parâmetros, ponto de reabastecimento e stock de segurança, que dependem da evolução da venda média. Por isso, é importante que saiba como são calculados estes valores e que atualize regularmente o software utilizado com novos dados.

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