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Automação: 4 dicas para otimizar a gestão

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A automação veio para ficar e, mais do que isso, está em permanente evolução. As empresas que aliam a tecnologia às suas atividades quotidianas obtêm inúmeras vantagens, como a diminuição do tempo gasto em tarefas manuais, redução de erros, otimização de gastos e tomadas de decisão mais fundamentadas. Saiba de que forma a automação está a elevar o nível operacional das empresas e descubra 4 dicas para otimizar a gestão.

O que é a automação?

A automação de processos numa empresa consiste na implementação de tecnologias que facilitam e melhoram as operações do dia a dia, reduzindo a necessidade de tarefas manuais.

Assim, são utilizadas ferramentas que reduzem a necessidade de ação humana. Através de softwares, sistemas de gestão, gestores de tarefas e plataformas online, a automação permite que as atividades manuais sejam substituídas por mecanismos automáticos – desde as mais simples às mais complexas.

Em tempos de transformação digital, a procura por soluções de automação tem crescido. Os motivos são evidentes: diminui custos operacionais, melhora a eficácia e eficiência dos processos e reduz o desgaste da equipa. A automação é um dos veículos que contribui para o crescimento de qualquer negócio.

Quais os benefícios da automação para as empresas?

Existem vários benefícios que estão na origem do crescente interesse por soluções de automação empresarial. Passamos a descrever as principais.

1. A automação facilita o acesso à informação

Em primeiro lugar, a automação permite que todas as informações permaneçam centralizadas e facilmente acessíveis a partir de qualquer lugar e de qualquer dispositivo. Desta forma, são eliminados erros e problemas relacionados com falhas de comunicação. Esta vantagem é especialmente importante para setores que funcionem 24 horas por dia – como o ecommerce.

2. A automação reduz custos

A redução de custos é um dos grandes objetivos de qualquer negócio, e a automação é uma importante forma de o alcançar. Para além de poupar recursos, é ainda possível reduzir a ocorrências de erros decorrentes da ação humana, evitando assim ineficiências, gastos e desperdícios. Além disso, a automação permite facilmente mapear todas as atividades da empresa e detetar quebras de eficácia, abrindo caminho para as respetivas correções.

3. A automação otimiza o tempo

Com a implementação de ferramentas de automação, o tempo de execução de tarefas é substancialmente reduzido. Na verdade, o trabalho manual pode, em alguns casos, ser totalmente substituído pelo sistema, sendo possível alocar mão de obra para funções que geram maior valor.

4. A automação aumenta a produtividade

Como consequência da otimização do tempo, a empresa ganha também em produtividade. As mesmas tarefas, sendo automatizadas, são concluídas mais rapidamente, e os colaboradores podem dedicar-se a atividades mais desafiadoras e estratégicas.

5. A automação elimina erros

Um claro exemplo desta vantagem é a emissão de relatórios. Ao invés de serem gastas horas com o trabalho de um profissional para extrair e analisar métricas de desempenho, o sistema pode, de forma instantânea, gerar um relatório com maior exatidão e sem a margem de erro naturalmente associada à ação humana.

6. A automação aumenta a competitividade

Processos automatizados permitem operações de excelência, o que contribui para posicionar a empresa num nível superior relativamente à concorrência. A tecnologia possibilita um ciclo constante de avaliação e aperfeiçoamento, fazendo com que as organizações se modernizem e se destaquem.

4 dicas para automatizar processos na sua empresa

A implementação de automação na sua empresa deve seguir alguns passos para ser bem-sucedida.

1. Faça o mapeamento do estado atual das atividades principais

Em primeiro lugar, é importante mapear as principais atividades da empresa, tal como são à data de hoje. Desta forma, é possível identificar os processos que podem ser automatizados. Normalmente, as tarefas que envolvem repetição e padrões definidos são as mais compatíveis com a automação.

2. Defina um cronograma e uma equipa de implementação

Depois de definir as atividades que devem ser automatizadas, crie um cronograma físico e financeiro de implementação, dividido em etapas. Preveja também um período de testes para identificar e corrigir desvios. Atribua a implementação a uma equipa para conduzir todo o projeto.

3. Escolha a tecnologia

Nesta altura, é importante pesquisar as ferramentas de automação disponíveis no mercado que permitem responder às necessidades identificadas nos pontos anteriores. No momento da escolha, é importante considerar uma solução que seja escalável, permitido acompanhar o crescimento do negócio. Deve ainda ser facilmente manuseada por qualquer colaborador, sem necessidade de recorrer a pessoas com qualificações específicas.

Por exemplo, as soluções de Planeamento de Recursos Empresarias (ERP) centralizam o fluxo de informações empresariais, como vendas, faturação, finanças, gestão de stock e recursos humanos. Já os softwares de Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM) encontram-se vocacionados para as vendas e para o atendimento ao cliente, proporcionando uma visão 360º de cada lead, em todas as suas interações com a empresa, produtos adquiridos e canais de comunicação utilizados. Permitem prever os interesses dos clientes e o melhor momento e canal para apresentar uma proposta de valor que responda às suas necessidades.

4. Monitorize os resultados

Todas as alterações efetuadas devem ser documentadas, de forma a ser possível monitorizar os resultados e os custos. Defina os indicadores mais importantes para o seu negócio – como o tempo de execução e tempo de resposta – e compare os resultados atuais com os anteriores à implementação da automação. Assim, poderá medir, com precisão, o impacto financeiro que a automação representa para o seu negócio e avaliar os ganhos em desempenho nos processos da empresa.

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