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As 5 melhores alternativas ao Office para empresas

Mulher a trabalhar no portátil

Lançados em 2006, o Google Docs e Sheets foram os primeiros sinais de concorrência real ao domínio do Microsoft Office. Desde essa altura, têm vindo a ser desenvolvidas novas apps e funcionalidades, o que pode tornar difícil escolher o que faz mais sentido para o seu negócio.

Atualmente, já existem várias alternativas ao office que são fáceis de usar, possuem uma grande variedade de funcionalidades e são compatíveis com os documentos do Microsoft Office.

1. O Google Workspace é uma das melhores alternativas ao Office e é gratuito

O Google Workspace é uma das melhores alternativas ao Office porque oferece as mesmas funcionalidades de forma gratuita. Possui programas de processamento de texto, folhas de cálculo, apresentações, e-mail, calendário e contatos, além de software de videoconferência, mensagens e notas. 

Funciona na cloud, o que significa que os seus documentos estarão sempre seguros.

Se no futuro necessitar de funções avançadas, está salvaguardado. As mais relevantes incluem controlo de acessos de colaboradores a ficheiros, emails personalizados com o seu domínio, mais espaço para os documentos da empresa, capacidade de pesquisa avançada e até a possibilidade de criar pequenos automatismos entre ficheiros sem necessidade de programação.

Se está indeciso, tente responder a estas questões:

  • O que é mais importante para a sua empresa: colaboração fácil ou maior variedade de recursos de criação e edição de documentos? Para colaboração, o Google Docs é melhor. Para um processador de texto com todos os recursos, o ideal ainda é o Word.
  • Na sua empresa as pessoas trabalham principalmente sozinhas em folhas de cálculo ou colaboram frequentemente com outras pessoas? A resposta determinará se o Excel ou o Google Sheets é melhor para sua empresa.
  • Valoriza mais a colaboração ou funcionalidades ao criar uma apresentação? Se a colaboração é fundamental na sua empresa, o Google Slides é melhor. Por todos os outros motivos, o PowerPoint vence.

Google Sheets vs Excel: qual o melhor para o seu negócio?

2. LibreOffice, uma das alternativas ao office mais antigas

O LibreOffice foi criado pela mesma equipa que lançou o OpenOffice, em 2010. O software é gratuito e de código aberto, composto por um processador de texto, folha de cálculo e criador de apresentações. Está disponível em 110 idiomas.

Embora o LibreOffice use o formato ODF (OpenDocument), suporta uma variedade de outros formatos, como os que são usados no Microsoft Office. O LibreOffice é mesmo o software padrão para a maioria dos dispositivos Linux mas também está disponível para uso no Windows e macOS. Existe também um visualizador do LibreOffice para Android.

Outra funcionalidade que torna o LibreOffice uma das melhores alternativas ao office é a possibilidade de adicionar um sem fim de extensões para obter, por exemplo, templates adicionais e integrações com outras apps como o Trello ou Zappier.

3. WPS office, uma das alternativas ao office com melhor versão gratuita

O WPS Office foi lançado em 2016 pela Kingsoft. É um conjunto de apps empresariais que funciona em Windows, Linux, Android e iOS. Está disponível em inglês e português, para além de muitos outros idiomas.

O que torna o WPS Office uma das melhores alternativas ao office são as funcionalidades alargadas da versão gratuita. Para além de ter acesso ao Writer, Presentation e Spreadsheets (alternativas ao Word, PowerPoint e Excel), o WPS Office traz algumas novidades que normalmente não encontra em versões gratuitas:

  • Funções avançadas de PDF como exportar documentos em massa, e dividir ou misturar ficheiros, se necessário.
  • Até 1 GB de armazenamento na cloud gratuito.
  • Capacidade de rastrear as alterações aos documentos e deixar comentários para outros utilizadores (como as soluções Google).

Como contrapartida, o WPS Office mostra-lhe anúncios na versão grátis. Ao fazer o upgrade para a versão ‘Premium’ pode conectar até 9 dispositivos com uma conta (o office permite apenas 5 dispositivos).

A principal desvantagem, para já, é o facto de a versão Android ainda não ter chegado ao mercado.

4. OnlyOffice, a alternativa ao Office que faz mais do que espera

OnlyOffice é um software empresarial de código aberto desenvolvido pela Ascensio Systems. Está disponível em mais de 22 idiomas e serve empresas como a Oracle.

Este software não oferece apenas as funcionalidades habituais, como o processamento de texto ou folhas de cálculo. O que o torna uma das melhores alternativas ao office é a possibilidade de, por exemplo, tratar do atendimento de pedidos de clientes e fazer alterações a todos os documentos da organização de forma fácil (como mudar um logo em todos os ficheiros).

Para além disso, incorpora também as funcionalidades de lista de tarefas, gestão de projetos com definição de prazos e responsáveis, caixas de correio para email, e integração com apps terceiras, como Trello ou Dropbox.

A colaboração está garantida: os utilizadores podem editar documentos em simultâneo e fazer comentários em ficheiros quando necessário.

A versão gratuita, conhecida como ‘Community Edition’, é mais adequada para pequenas empresas e permite até 20 dispositivos conectados por conta.

5. Uma alternativa ao office que permite criar sites: Zoho Workplace

As funcionalidades do Zoho Workplace já convenceram empresas como a BBC e a Nike, por bons motivos.

A interface do processador de texto do Zoho é mais intuitiva e capaz de produzir documentos com aparência profissional e as funcionalidades das folhas de cálculo são equiparáveis ao Excel.

No entanto, o Zoho Workplace vai muito além de emular o Office: inclui uma ferramenta de criação de sites, uma solução de gestão de dados na cloud e muitas ferramentas colaborativas. Se está a começar uma pequena empresa, o Zoho é um bom ponto de partida.

E o melhor é que o Zoho Workplace oferece um plano “Forever Free” para todas as empresas, qualquer que seja a sua dimensão.

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