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Ajudas de custo: o que são, como calcular e quando são tributadas

O que são ajudas de custo

As ajudas de custo são um importante complemento para suportar as despesas inerentes ao desempenho de uma função. No entanto, há limites, regras e prazos a cumprir, para ter a certeza de que a sua atribuição está dentro da legalidade. Descubra o que são ajudas de custo, em que situações podem ser atribuídas, quais os valores de referência e os critérios a cumprir.

O que são ajudas de custo?

Ajudas de custo, tal como o nome indica, são importâncias atribuídas pela entidade patronal que visam compensar o trabalhador por despesas efetuadas no exercício da sua atividade, em razão da sua deslocação temporária e que não integrem a sua habitual rotina profissional.

Por exemplo, um colaborador poderá necessitar de se deslocar para fazer uma formação fora da empresa. Neste caso, os custos de deslocação, parquímetro, portagens, alimentação e outras despesas necessárias para o efeito são considerados nas ajudas de custo.

Existem 3 grandes categorias de ajudas de custo: transporte, estadia e alimentação. Na categoria de transporte, as ajudas de custo podem aplicar-se à deslocação na viatura própria do colaborador, ao aluguer de um veículo, a títulos de transportes públicos, parquímetros, estacionamento ou portagens – em suma, todas as despesas envolvidas no transporte do trabalhador.

Quanto às despesas de alojamento, as ajudas de custo podem incluir estadias em hotéis ou em outras acomodações, sempre que a deslocação do trabalhador implique a permanência num determinado local durante vários dias. Por fim, as ajudas de custo englobam despesas com refeições e alimentação, quando decorrem em períodos de deslocação do trabalhador.

A entidade patronal deve pagar ao trabalhador as ajudas de custo no prazo máximo de 30 dias a contar da data da apresentação dos comprovativos.

Artigo relacionado: Qual é o custo de um trabalhador para a empresa?

Quais são os valores limite das ajudas de custo?

É importante referir que não existe uma legislação sobre ajudas de custo que se aplique ao setor privado, pelo que as empresas podem implementar políticas e praticar valores que não os de referência. Contudo, em regra, acabam por se reger pelas mesmas orientações.

Os valores limite das ajudas de custo são fixados anualmente por Portaria, mas não têm sofrido alterações ao longo dos anos. Apresentamos de seguida os valores tabelados, em 2022.

TransporteMontante da ajuda de custo (km)
Automóvel próprio€0,36
Transportes públicos€0,11
Veículo motorizado não automóvel€0,14
Automóvel de aluguer com 1 funcionário€0,34
Automóvel de aluguer com 2 funcionários€ 0,14 (por cada funcionário)
Automóvel de aluguer com 3 ou mais funcionários€ 0,11 (por cada funcionário)
Alojamento Ajuda de custo diária
Deslocações no país de trabalhadores em geral€50,20
Deslocações no país de quadros superiores€69,19
Deslocações no estrangeiro de trabalhadores em geral€89,35
Deslocações no estrangeiro de quadros superiores€100,24
AlimentaçãoValor por dia útil
Pago em dinheiro€4,77
Pago em vale-refeição ou cartão€7,63

Os valores das ajudas de custo devem constar nos recibos de vencimento e na declaração de IRS.

Quais os impostos aplicáveis às ajudas de custo?

As ajudas de custo podem estar isentas ou sujeitas a IRS, dependendo única e exclusivamente do seu valor. Se não ultrapassarem os valores acima apresentados, estão isentas de IRS. Contudo, se ultrapassarem estes limites, o valor excedente fica sujeito a IRS e também a Segurança Social.

No recibo de vencimento, é necessário fazer uma clara distinção dos montantes sujeitos e não sujeitos a retenção na fonte de IRS, utilizando como referência os limites legais acima descritos.

As ajudas de custo não pagam tributação autónoma e serão aceites em termos fiscais se as despesas forem faturadas aos clientes. Caso contrário, a empresa terá de pagar uma taxa de 5% de tributação autónoma. Esta taxa também se aplica se as despesas não forem tributadas na esfera dos colaboradores em IRS.

Sabendo os valores de referência das ajudas de custo e os casos em que são tributadas, estará agora em condições para fazer os cálculos de acordo com a legislação em vigor. No blog do OLX Business, poderá encontrar informações úteis e práticas para responder aos desafios atuais da gestão empresarial. 

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