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5 passos para implementar a melhoria contínua no seu negócio

5 passos para implementar a melhoria contínua no seu negócio

Há expressões que de tanto serem utilizadas perdem significado. Mas a melhoria contínua é mais do que uma buzzword vazia. É um conjunto de práticas e rotinas para serem vividas no dia-a-dia, por todos os colaboradores, em todas as áreas. É a preocupação constante com a eliminação do desperdício nas operações. É fazer mais, com menos.

O objetivo é tornar a empresa mais ágil e preparada para o futuro, uma viagem em que o destino final é desconhecido, e em que o caminho se faz todos os dias. Descubra em que consiste exatamente este conceito, e como o aplicar na prática. 

O que é a melhoria contínua?

A melhoria contínua teve origem no Japão, logo após o fim da Segunda Guerra Mundial. Ganhou popularidade nas áreas produtivas e foi uma das razões que levou a Toyota a tornar-se a maior fabricante de automóveis do planeta.

O termo melhoria contínua vem do japonês “Kaizen”, a conjugação dos vocábulos Kai (mudar) e Zen (melhor) ou “mudar para melhor”. Melhoria contínua significa, na prática, a procura constante pelo aperfeiçoamento de todos os processos de uma empresa. O resultado é um maior foco nas atividades que acrescentam valor para o cliente e, ao mesmo tempo, a eliminação do maior número possível de atividades que geram desperdício.

Que tipos de desperdício existem?

Qualquer empresa enfrenta 3 tipos de desperdício

  • Muda – Tarefas que não acrescentam valor para o cliente final. Dividem-se em 7 tipos de tarefas: transporte de materiais, stock, movimento de pessoas, esperas, produção em excesso, sobreprocessamento e defeitos;
  • Mura – O desperdício da variabilidade dos processos. Quando um processo não é estável, o output terá inconsistências. O Mura impede que as tarefas fluam ao longo do processo de trabalho e, portanto, reduz a produtividade. Por exemplo, um processo logístico com os envios do dia concentrados entre as 13h e às 14h estará mais sujeito a erros do que um que é espaçado ao longo do dia;
  • Muri – O desperdício de sobrecarga. Quando se atribui um excesso de trabalho à equipa, os níveis de stress adicionais vão levar à geração de desperdícios.

Implementar a melhoria contínua nas operações passa por identificar e depois eliminar cada causa de desperdício, seguindo um processo estruturado.

Como implementar a melhoria contínua na sua empresa

#1 Hierarquize os processos críticos

Não é possível transformar uma empresa toda de uma vez e por isso é necessário escolher prioridades. Para começar a implementar a melhoria contínua, identifique primeiro quais são os processos mais críticos para o desempenho global da organização. Podem ser, por exemplo, o envio de encomendas na área logística, o processamento de faturas na contabilidade ou o pagamento de salários. Defina critérios claros para suportar a seleção, como o tempo gasto em cada um ou o número de erros que cada processo gera, e a partir daí construa um top de prioridades.

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#2 Mapear o estado atual

Tendo uma seleção clara dos principais processos a melhorar, está na hora de mergulhar a fundo em cada um e mapear como o processo é executado atualmente. Para o fazer, o primeiro passo é observar a forma como o trabalho é feito, em primeira mão. 

Acompanhe o passo a passo, de preferência com mais uma ou duas pessoas, e verifique por si como é realizada cada etapa. Depois, resuma os passos seguidos de forma visual, por exemplo utilizando post-its e escrevendo um passo em cada cartão, ou num ficheiro partilhado. No final, deve ter uma representação gráfica do processo com uma linha temporal clara.

#3 Identificar desperdícios

Com o processo esquematizado à sua frente, responda às seguintes questões ou coloque-as à equipa:

  • Existem tarefas desnecessárias, que o cliente final (interno ou externo) não valoriza? Por exemplo, pode estar a colocar demasiado plástico nos produtos enviados.
  • Identifica pessoas paradas à espera de equipamentos, material, informação ou outras pessoas? Por exemplo, o responsável dos envios pode ter de esperar que se lancem as encomendas em sistema.
  • Os processos obrigam a deslocações excessivas? Por exemplo, o picking da encomenda sem uma listagem bem sequenciada de produtos.
  • O fluxo de informação é o mais direto em direção ao destinatário final? Ou exige sucessivas paragens e aprovações porque a equipa não tem autonomia?
  • Existem tarefas repetidas ou mais complexas do que deveriam ser? Por exemplo, quando pessoas diferentes fazem partes da mesma tarefa, sem que ninguém a execute na totalidade.
  • A comunicação entre todos os intervenientes segue um sistema? Ou, em alternativa, está dependente da presença do líder?
  • Existe um planeamento do trabalho de todos os elementos da equipa? É feito um plano do trabalho da semana e do dia, ou o plano é gerido casuisticamente, à medida que o dia decorre?
  • Existe em algum ponto do processo uma reintrodução ou revalidação de dados?
  • Existem partes do processo que podem gerar facilmente erros? Ou existe um sistema de apoio que evita erros recorrentes?
  • Existem diferenças significativas no volume de trabalho ao longo do dia, semana ou mês?

Ao responder a estas questões, deve conseguir identificar uma série de oportunidades de melhoria em qualquer processo.

#4 Analisar a causa raiz dos problemas

Antes de começar a propor soluções para os problemas, a melhoria contínua recomenda identificar a causa dos problemas. Para isso, a forma mais simples é começar por perguntar “Porquê?”. Porque é que determinado problema ocorre?

Por exemplo, imagine que identificou que uma encomenda errada foi enviada para um cliente. Porquê? Porque houve um erro de impressão da etiqueta. Porquê? Porque a morada foi mal introduzida no sistema. Porquê? Porque era parecida com a de outro cliente. Porquê? Porque não foi detetado o erro quando se registou o cliente. Porquê? Porque não existe um sistema de verificação das moradas introduzidas contra as que já estão registadas.

Ou, por exemplo, imagine que está à frente de uma equipa de desenvolvimento de software que recebeu relatórios de erros de clientes após a última atualização. Mais uma vez, pergunte porquê. Porque a equipa de qualidade não executou todos os testes necessários. Porquê? Porque não receberam a tempo os materiais a testar. Porquê? Porque os materiais foram entregues todos ao mesmo tempo na véspera da atualização, e não faseadamente.

Analisar a causa raiz é uma parte essencial do processo de melhoria contínua. Permite orientar as energias da equipa para solucionar a causa do problema, em vez de tratar os sintomas. É um processo iterativo que deve ser feito em equipa. 

#5 Experimentar soluções

Identificada a causa raiz, está na hora de pensar em potenciais soluções. Para este momento de brainstorming, é essencial a presença de quem executa regularmente as tarefas. Pergunte:

  • Como se poderia executar este processo de forma diferente?
  • É possível fazê-lo em menos tempo ou com menos erros? O que seria preciso?
  • Se tivesse de desenhar o processo do zero, como o faria?

Estas questões deverão ser suficientes para lançar uma discussão produtiva em torno de cada desperdício identificado. No final, deve ter várias oportunidades em cima da mesa. Analisem em conjunto qual é a mais eficaz e, a seguir, é colocar mãos à obra.

Comecem por implementar uma solução de baixo custo, para teste. Um protótipo ou piloto, feito no espaço de poucas horas. Se efetivamente eliminar o problema, é porque está na altura de avançar para uma versão definitiva.

Estando a primeira oportunidade implementada, avança-se para a seguinte, até o processo ter sido todo revisto. Quando este processo terminar, segue-se para o próximo e por aí em diante. Esta é, resumidamente, a forma como se deve implementar a melhoria contínua numa organização.

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